2008年07月11日

とにかく返事を

就職活動でも仕事でもプライベートでも、ほとんどあらゆる場所で「ちゃんとした人だ」と信頼を得るための、シンプルなルールの一つを紹介します。
「必ず返事をすること」

以前勤めていたアメリカ系の会社では、何かメールをもらったり、何かをしてもらったら、「Thank you.」だけでもいいからとにかく返事をしろ、という暗黙のルールがありました。
個人主義的ですし、一匹狼が多い会社でしたが、だからこそこういう「最低限のコミュニケーションルール」を作って守ることで、チームワークを機能させていたのだと思います。

「Thank you」や「ありがとうございます」というメールは5秒で送れます。
(本当は「あり」と入力すれば「ありがとうございました」と変換されるよう単語登録しているので、2秒で送れます)
その5秒を面倒くさがって、返事をしなかった場合との差は絶望的です。

何かをしてくれたら、「ありがとうございます」と返事していますか?
何かの連絡に対して、必ず返事をしていますか?


ビジネスの現場で、「返事のできない人」が多くいます。
その人たちに、何も悪気はありません。目だって仕事ができない人たちでもありません。
ただ間違いなく言えるのは、それが重なると、少しずつその人への信頼は減っていくということです。

ここまで読んで「返事をするなんて当たり前でしょ」と思った方も多いでしょう。
でも実は、これがちゃんとできる人は少ないのです。

というのも、「●●さん、●日の●時は空いていますか?」と聞かれたら変事をする人でも、いくつかの条件がかさなると、返事がおろそかになります。
返事をしないで放置しがちないくつかのケースをご紹介します。

【例1】 あつまり
友人から10人くらい宛で、「●日に飲み会をします。都合がつく人はぜひ来てください」とメールが来たけれど、返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇予定がわからないので、予定がハッキリしてから返事しようと思っているうちに、
  忘れてしまった。
 ◇行けないけれど、わざわざ返事しなくてもいいと思った

  こういう人が多いでしょう。特に何の悪意もないわけです。

【例2】 告知
知り合いから「趣味で写真を撮りためたので、近所のギャラリーで個展をやります。お時間あればぜひいらして下さい」というような告知メールが来たけれど、返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇BCCで大勢の人に送っているし、いかないと思ったから

【例3】 問いかけ
同僚から複数の人に「〜〜と考えています。みなさんはどう思われますか?」と問いかけがあったけれど、返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇すぐには回答できないので、後で意見がまとまったら返事しようと思っているうちに、
  受信ボックスの下のほうにいってしまい、忘れてしまった。

【例4】 報告
知人から「9月より、A社に転職することになりました」という転職の報告があったけれど、特に返事はしなかった。
他に「引っ越しました」「結婚しました」等々、近況報告がBCCのメールが来たけれど、特に返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇報告なので内容はもちろん読んで、そのままにしておいた。

【例5】 事務連絡
就職活動で、会社から「●日●時より、当社で説明会をします。特に持ち物は不要です。」という一斉配信のメールが来たけれど、特に返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇内容は理解したし、返事を求められていないので
 ◇多くの人に送っているだろうから、一々返事をしては相手に迷惑だと思った。

これら1〜5の全てのメールに全て返事をしている人はいますか?
私もできていませんし、ほとんどいないと思います。そして、私の周りにごく一部、これらに欠かさず返事をする人がいます。間違いなく彼ら/彼女らは周囲の強い信頼を獲得しています。

1〜5で共通しているのは、
1.複数の人に宛てたメールであること
2.返事を要求していないこと

だから、返事を忘れがちです。そもそも返事しなくてもいいと思っている人も多いでしょう。

しかし、返事はするべきです。
コミュニケーションはメッセージの伝達だけではありません。伝えることと受け取ることだけでは、掲示板や新聞・雑誌と変わりません。

■特にメール
人のコミュニケーションは、伝達に加えて「私はあなたのメッセージを受け取っています」というメッセージを相互に発信する、相互承認の作業です。
メールは、読んでいるだけだと新聞、雑誌と同じ単なるテキストですが、その向こうにはそれを書いた人がいます。その書き手の存在を想像して一言、言葉にして認めることです。信頼はそこから生まれます。

メールなど相手の反応がすぐにわからない手段では、返事がなければ、相手が読んでないのか、メールが誤送信されたのか、読んだけれどわからないのか、無視されているだけなのか、送った側はわかりません。

読んだ側が「読んだ。OK。」と心で思っているのは単なる自己満足です。決して良好なコミュニケーションではないのだと知っておきましょう。

■一言でいい
洞察に満ちた意見、ウィットに富んだ回答など、必要ありません。

まずは「ちゃんと受け取ってますよ」と常に言い続けること。

それが相手に「あの人は、私のメッセージを常に受け取ってくれている」という信頼を与えます。
メールを出した側に立つと、何の返事もないと少し寂しいですよね。返事がくると、うれしいです。そして返事をくれる人にはメールが出しやすくなります。
仕事の連絡であれば、伝わっているのかどうか心配です。「読んだ」ということだけでも教えてほしいことがしばしばあります。

■一言だけで、信用される
繰り返しますが、どんな連絡も一言でいいので返事をしましょう。
「メール読みました。内容了解しました」とか、「今回は参加できませんが、また誘ってくださいね」とか、「おめでとうございます!」とか、本当に一言でいいのです。

この一手間が、職場やプライベートの人間関係で効いてきます。
飲みにいくにしても、返事がない人は、自然と誘われなくなります。「今回は行けなくてすみません。次回ぜひ誘ってください。」と返事する人はずっと誘われます。その違いです。

多くの人は、毎回一言だけでも返事をくれる人を、自然と信用するようになります。そこには相互に、お互いの存在を認め合うというコミュニケーションが成立しているからです。
もっとわかりやすく言えば、返事ができるひとは「相手は返事があったほうがいいだろう」と相手の立場に立てる人です。だから信用されます。


■まとめ

よくある傾向
■返事を要求されていないメールは、放置しやすい
■「みんなへの連絡」は返事しないで放置しやすい
■難しいこと、わからないことは、返事をすぐにできないので放置しやすい
■あとで返事しようと思っていても、期限が決まってないので、放置しているうちに、そのメールが受信トレイの下のほうにいってしまい、そのままサヨナラ

知っておくこと
1.あなたがわかったつもりでも、返事をしなければ、相手は、あなたがそれを読んだかどうか、それをどう思ったか、決して伝わらない
2.簡単な報告でも送った側は、「返事がくると、うれしい」「返事が全くないと、さびしい」
3.返事をいつもくれる人には連絡しやすくなる。返事しない人には連絡がこなくなる
4.仕事では、簡単な連絡でも「確認しました」「了解しました」と、いつも一言返事ができる人は信用される

返事をするための方法
●メールは「基本的に返事をするべきものだ」というルールを自覚しておく。
(全社一斉メールや、メールマガジンなどは不要でしょうが、ほとんどの人は、自分が思っているよりも広い範囲の連絡に返事をしたほうが、今より信用される)
●メールは「要返信」フォルダをつくって、返事すべきものはそこに入れておき、返事が終わったら各フォルダに戻す。
●返事の期限を決める。期限を設定されていなくても、遅くても1週間以内に返事をする。
●わからないことは、「わからない」と返事をする。わからないのか、ただ無視されているのか、言わなければ相手には伝わらない



posted by career2.0 at 18:21| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
とても勉強になります。
「読んでるよ」ってことを伝えたくなって、さっそくコメントしちゃいました(*^^*)
Posted by at 2012年12月20日 00:48
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