【ご相談内容】 就職活動中の大学３年生です。 企業から、履歴書と簡単な自己紹介文を送るように言われました。 作ってみたのですが、それには添え状のようなものが必要ですか？ それとも、そのまま送ってもよいものですか？
【回答】 「書類の送付時は、必ず送付状をつける」
はじめてのことで戸惑っているかもしれませんが、
書類を郵送するときは必ず送付状をつけるのが、ビジネスの世界でのルールです。
今後、履歴書に限らず、あらゆる場面で、書類を送る際に送付状を使うので、覚えておきましょう。
下記のような文章をPCで作成し、A4の白い紙にプリントしましょう。
手書きでもいいですが、一般的にはPCで作成するものです。
そのほうが、今後何回も使えるので便利です。
下記に文例を示します。赤字はコメントです。
○○株式会社 （㈱などの略称は使わない）
人事部 （役職が明らかな場合は、部署の後に役職をつける。）
◇◇◇◇様 （名字しかわからない場合は名字のみでOK）
（部署宛に送付する場合は部署名のあとに「御中」とする）（右端に） ○年○月○日（西暦がよい）○○大学 ○○学部
（氏名）◇◇◇◇
（氏名の後にあなたの印を押すとよいでしょう）
住所：～～（都道府県から記載）
拝啓 貴社益々ご清祥のことと存じます。
このたび、○○で貴社を知り、業務内容を拝見したところ、大変興味をもちました。
ぜひ貴社で働きたいと思い、貴社の○○職に応募させて頂きたく存じます。
私は～（簡単な自己紹介・PR。なくてもよい）
つきましては、下記の資料を同封させて頂きますので、よろしくご査収下さい。
何卒、よろしくお願いいたします。（右端に）敬具記
履歴書・・・・・・・１通
自己紹介文・・・１通
（右端に）以上
上記のように書いた場合、「送付状」「履歴書」「自己紹介文」の順番に重ねて、クリップでとめ、（できればクリアファイルにいれて）封筒に入れます。
封筒は白か茶色のものにします。
小さく折ると受け取る側が管理しづらいので、できればＡ４サイズの封筒がよいです。
◆封筒の書き方
●封筒の宛名も書類送付状と同じで、
部署宛であれば、「御中」 （例えば「人事部御中」）
個人宛であれば、「様」 （例えば「人事部 佐藤様」）
※「御中」と「様」を、両方使ってはいけません。
●封筒には必ず赤字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書きましょう。
●裏に、自分の住所と氏名を書きましょう。
◆Ｅメールで送付する場合のマナー＆文例
Ｅメールで履歴書などを送ってくれ、という会社もあります。
その場合も、基本は上記の文章ですが、メールのマナーは少し違いますので、下記の点に注意しましょう。
１．時候の挨拶（「拝啓 貴社益々～」「敬具」）は、不要
メールは簡潔な文章が望ましい。
最初は、「はじめまして。○○大学の◆◆と申します。」でＯＫ。
２．「同封」ではなく「添付」と言う
メールに履歴書などのファイルを添付して送る場合
３．氏名・連絡先はメール末尾に。
書類では先に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。
４．日付は不要
メールは日付が明らかなので、文中に書く必要はない
○○株式会社
人事部
◇◇◇◇様
はじめまして。○○大学の◇◇と申します。
このたび、○○で貴社を知り、業務内容を拝見したところ、大変興味をもちました。
ぜひ貴社で働きたいと思い、貴社の○○職に応募させて頂きたく存じます。
つきましては、履歴書、自己紹介文を添付いたしましたので、よろしくご査収下さい。
何卒、よろしくお願いいたします。
○○大学 ○○学部
（氏名）◇◇◇◇
住所：～～（都道府県から記載）
Email：～～
基本的な書式はこれでいいと思いますが、あなたの熱意にあわせて、文章は膨らませてもよいでしょう。あなたの熱意を表す簡単な自己ＰＲなど入れるといいと思います。ただ、長すぎると読む側も疲れるので、分量はほどほどで。
送付状はそこまで相手も読みません。
基本的なマナーを守って、「きちんとした人だ」と相手に伝わることがなにより大事です。
