【ご相談内容】 就職活動中の大学3年生です。 企業から、履歴書と簡単な自己紹介文を送るように言われました。 作ってみたのですが、それには添え状のようなものが必要ですか? それとも、そのまま送ってもよいものですか?
【回答】 「書類の送付時は、必ず送付状をつける」
はじめてのことで戸惑っているかもしれませんが、
書類を郵送するときは必ず送付状をつけるのが、ビジネスの世界でのルールです。
今後、履歴書に限らず、あらゆる場面で、書類を送る際に送付状を使うので、覚えておきましょう。
下記のような文章をPCで作成し、A4の白い紙にプリントしましょう。
手書きでもいいですが、一般的にはPCで作成するものです。
そのほうが、今後何回も使えるので便利です。
下記に文例を示します。赤字はコメントです。
○○株式会社 (鰍ネどの略称は使わない)
人事部 (役職が明らかな場合は、部署の後に役職をつける。)
◇◇◇◇様 (名字しかわからない場合は名字のみでOK)
(部署宛に送付する場合は部署名のあとに「御中」とする)(右端に) ○年○月○日(西暦がよい)○○大学 ○○学部
(氏名)◇◇◇◇
(氏名の後にあなたの印を押すとよいでしょう)
住所:〜〜(都道府県から記載)
拝啓 貴社益々ご清祥のことと存じます。
このたび、○○で貴社を知り、業務内容を拝見したところ、大変興味をもちました。
ぜひ貴社で働きたいと思い、貴社の○○職に応募させて頂きたく存じます。
私は〜(簡単な自己紹介・PR。なくてもよい)
つきましては、下記の資料を同封させて頂きますので、よろしくご査収下さい。
何卒、よろしくお願いいたします。(右端に)敬具記
履歴書・・・・・・・1通
自己紹介文・・・1通
(右端に)以上
上記のように書いた場合、「送付状」「履歴書」「自己紹介文」の順番に重ねて、クリップでとめ、(できればクリアファイルにいれて)封筒に入れます。
封筒は白か茶色のものにします。
小さく折ると受け取る側が管理しづらいので、できればA4サイズの封筒がよいです。
◆封筒の書き方
●封筒の宛名も書類送付状と同じで、
部署宛であれば、「御中」 (例えば「人事部御中」)
個人宛であれば、「様」 (例えば「人事部 佐藤様」)
※「御中」と「様」を、両方使ってはいけません。
●封筒には必ず赤字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書きましょう。
●裏に、自分の住所と氏名を書きましょう。
◆Eメールで送付する場合のマナー&文例
Eメールで履歴書などを送ってくれ、という会社もあります。
その場合も、基本は上記の文章ですが、メールのマナーは少し違いますので、下記の点に注意しましょう。
1.時候の挨拶(「拝啓 貴社益々〜」「敬具」)は、不要
メールは簡潔な文章が望ましい。
最初は、「はじめまして。○○大学の◆◆と申します。」でOK。
2.「同封」ではなく「添付」と言う
メールに履歴書などのファイルを添付して送る場合
3.氏名・連絡先はメール末尾に。
書類では先に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。
4.日付は不要
メールは日付が明らかなので、文中に書く必要はない
○○株式会社
人事部
◇◇◇◇様
はじめまして。○○大学の◇◇と申します。
このたび、○○で貴社を知り、業務内容を拝見したところ、大変興味をもちました。
ぜひ貴社で働きたいと思い、貴社の○○職に応募させて頂きたく存じます。
つきましては、履歴書、自己紹介文を添付いたしましたので、よろしくご査収下さい。
何卒、よろしくお願いいたします。
○○大学 ○○学部
(氏名)◇◇◇◇
住所:〜〜(都道府県から記載)
Email:〜〜
基本的な書式はこれでいいと思いますが、あなたの熱意にあわせて、文章は膨らませてもよいでしょう。あなたの熱意を表す簡単な自己PRなど入れるといいと思います。ただ、長すぎると読む側も疲れるので、分量はほどほどで。
送付状はそこまで相手も読みません。
基本的なマナーを守って、「きちんとした人だ」と相手に伝わることがなにより大事です。