2005年12月06日

資料送付の添え状・書類送付状どのように書く?(郵送&Eメール)

【ご相談内容】 就職活動中の大学3年生です。 企業から、履歴書と簡単な自己紹介文を送るように言われました。 作ってみたのですが、それには添え状のようなものが必要ですか? それとも、そのまま送ってもよいものですか?

【回答】 「書類の送付時は、必ず送付状をつける」

はじめてのことで戸惑っているかもしれませんが、
書類を郵送するときは必ず送付状をつけるのが、ビジネスの世界でのルールです。

今後、履歴書に限らず、あらゆる場面で、書類を送る際に送付状を使うので、覚えておきましょう。

下記のような文章をPCで作成し、A4の白い紙にプリントしましょう。
手書きでもいいですが、一般的にはPCで作成するものです。
そのほうが、今後何回も使えるので便利です。

下記に文例を示します。赤字はコメントです。



 ○○株式会社 (鰍ネどの略称は使わない)
 人事部   (役職が明らかな場合は、部署の後に役職をつける。)
 ◇◇◇◇様  (名字しかわからない場合は名字のみでOK)
 (部署宛に送付する場合は部署名のあとに「御中」とする)

(右端に) ○年○月○日
(西暦がよい)

○○大学 ○○学部
(氏名)◇◇◇◇
(氏名の後にあなたの印を押すとよいでしょう)
住所:〜〜(都道府県から記載)


 拝啓 貴社益々ご清祥のことと存じます。
 このたび、○○で貴社を知り、業務内容を拝見したところ、大変興味をもちました。
 ぜひ貴社で働きたいと思い、貴社の○○職に応募させて頂きたく存じます。
 私は〜(簡単な自己紹介・PR。なくてもよい)
 つきましては、下記の資料を同封させて頂きますので、よろしくご査収下さい。     
 何卒、よろしくお願いいたします。
(右端に)敬具




履歴書・・・・・・・1通
自己紹介文・・・1通

(右端に)
以上
 


         
上記のように書いた場合、「送付状」「履歴書」「自己紹介文」の順番に重ねて、クリップでとめ、(できればクリアファイルにいれて)封筒に入れます。

封筒は白か茶色のものにします。
小さく折ると受け取る側が管理しづらいので、できればA4サイズの封筒がよいです。

◆封筒の書き方

●封筒の宛名も書類送付状と同じで、
 
 部署宛であれば、「御中」 (例えば「人事部御中」)
 個人宛であれば、「様」 (例えば「人事部 佐藤様」)
 
 ※「御中」と「様」を、両方使ってはいけません。

●封筒には必ず赤字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書きましょう。

●裏に、自分の住所と氏名を書きましょう。


◆Eメールで送付する場合のマナー&文例

Eメールで履歴書などを送ってくれ、という会社もあります。
その場合も、基本は上記の文章ですが、メールのマナーは少し違いますので、下記の点に注意しましょう。

1.時候の挨拶(「拝啓 貴社益々〜」「敬具」)は、不要
 メールは簡潔な文章が望ましい。
 最初は、「はじめまして。○○大学の◆◆と申します。」でOK。
 
2.「同封」ではなく「添付」と言う
 メールに履歴書などのファイルを添付して送る場合

3.氏名・連絡先はメール末尾に。
 書類では先に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。

4.日付は不要
 メールは日付が明らかなので、文中に書く必要はない

○○株式会社
人事部
◇◇◇◇様

はじめまして。○○大学の◇◇と申します。
このたび、○○で貴社を知り、業務内容を拝見したところ、大変興味をもちました。
ぜひ貴社で働きたいと思い、貴社の○○職に応募させて頂きたく存じます。
つきましては、履歴書、自己紹介文を添付いたしましたので、よろしくご査収下さい。     
何卒、よろしくお願いいたします。

○○大学 ○○学部
(氏名)◇◇◇◇
住所:〜〜(都道府県から記載)
Email:〜〜

基本的な書式はこれでいいと思いますが、あなたの熱意にあわせて、文章は膨らませてもよいでしょう。あなたの熱意を表す簡単な自己PRなど入れるといいと思います。ただ、長すぎると読む側も疲れるので、分量はほどほどで。

送付状はそこまで相手も読みません。
基本的なマナーを守って、「きちんとした人だ」と相手に伝わることがなにより大事です。
posted by career2.0 at 11:34| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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