2009年02月27日

覚えておくと便利な5個のビジネスメール表現

メールの書き方についての質問は多いので、「メールのマナー11」「メールで時候の挨拶は不要」「漢字を使いすぎない」など、メールや文章につて記事を書いてきました。
特に学生のかたは、ビジネスマンとメールすることに慣れていないでしょうから、不安もあると思います。今回、メールでよく使う表現をお教えします。本当は、簡潔にメッセージが伝われば表現は何でもいいのですが、相手が慣れた表現のほうが伝わりやすいですね。
文章のマナーは色々とありますし、独特な表現も様々なものがあります。 ただ、最低限、以下の5つの表現を知っておけば、おかしくないビジネスメールが書けます。あとは慣れるだけです。

1.「了解いたしました」
就職・転職活動でメールを使うときは、基本的に相手のメッセージに確認の返事をするということですから、これほどよく使う表現はないかもしれません。
「わかりました」「大丈夫です」「OKです」は少しカジュアルなので、目上の人には「了解いたしました」のほうが適切だと思います。
「承知いたしました」もよくあります。どちらでもいいです。
面接日時の件、●日●時で了解いたしました
という感じです。

2.「お世話になっております」
メールの最初に書く、定型のあいさつ文句です。これ一言で挨拶は終わりです。
ただし、会ったことがなく、はじめてメールする相手には「はじめまして」のほうがいいでしょう。

「拝啓 貴社益々御隆盛のことと・・・・・・」という面倒な挨拶は、メールでは不要です。読み手にとっては邪魔なだけです。
お世話になっております。貴社に応募しております佐藤です。
と最初に書いて、すぐに本文に入ってOKです。
もちろん、本当にお世話になっているかどうかは関係ありません。

3.「ご連絡ありがとうございます」
何か連絡をしてくれたら、お礼する。
表現というよりも、マナーとして、心がけましょう。
面接日時のご連絡、ありがとうございます

4.「ご査収下さい」
これは、「書類を受け取って下さい」という意味です。ビジネスシーンでよく使う表現です。
応募書類をメールで送ってくれと指示されて、目0るに添付して送る場合、
応募書類を添付いたします。よろしくご査収下さい。
というように使います。

5.「以上、よろしくお願いいたします。」
末尾の文章は、これで十分。
その後、名前と連絡先を書いてメール終わりです。

以上5つで、就職や転職で企業とやり取りするメールはほとんど書けると思います。
メールは簡潔、スッキリ、明瞭であることが何より重要です。短時間で読めること、読んですぐ内容が理解できることです。ダラダラと凝った表現を書くべきではありません。
普段書いていない方は慣れないと思いますが、私も学生時代の就職活動では、簡単なメールの返信に何十分もかけていました。がんばりましょう。

※上記を使ったメールのサンプル
(面接日時の連絡をもらい、応募書類をメールで送るよう言われたので、応募書類を添付して返事する場合)
株式会社海山商事
人事部 磯野波平様

お世話になっております。
貴社に応募しておりますABC大学の佐藤です。

面接日程のご連絡、ありがとうございました。
3月15日の16時で了解いたしました。

また、応募書類を添付いたします。よろしくご査収下さい。
以上、よろしくお願いいたします。

ABC大学 経済学部
佐藤裕子
TEL:○○−○○
E-mail:○○@●●
posted by career2.0 at 18:19| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
はじめまして。社会人ですが、いろいろな記事、興味深く読ませていただきました。
かつての就職活動中の自分に読ませたくなるサイトです。

この記事にあります、「了解いたしました」については、ネット上の質問サイトでも賛否両論があり、
「了解」という言葉に違和感がある(上から目線に感じる等)人は、ある程度いるようです。
自分もそうなのですが、同僚や部下以外への文章に「了解」を使わないようにしている人は多いと思います。

全く致命的なことではありませんが、より多くの人に良い印象を持ってもらうためでしたら、
無難な「承知いたしました」の方を推薦されてはいかがでしょうか。
Posted by fuuu at 2012年03月09日 18:27
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