2010年09月15日

なんでもメールは非常識 〜 メールで伝えるべきではないこと

Eメールで会社に連絡する方が増えています。
ただ、なんでもメールでいいということはありません。
メールにはメールの欠点があるからです。
電話は緊張しますので、どうしてもメールで(特に大学生など若い世代は)送りがちなのですが、
企業側からすると、「電話してくれたほうがいいのに」と思うケースがしばしばあります。

メールで連絡すべきではないテーマを3つご説明します。

■1.急ぎの連絡や相談(例「明日の面接の日程を変更させて下さい」)

メールは、相手がすぐに確認しているのかわからない、という欠点があります。
会議中はメールができませんし、移動中も難しいです。半日くらいメールできないことはしばしばあります。
当日や翌日の話で、特に変更したりキャンセルしたりといった、急いで相手に確認してもらう必要があることを、
いきなりメールで連絡するのは、すこし非常識です。
急ぎの用事は、まず電話しましょう。

■2.お願いごとやお詫び

面接の日程を変えてくれ、とか内定辞退させてくれ、とか、さらにはなんとか自分を採用してくれ、
といったちょっとデリケートな/重い話題は、電話のほうがいいでしょう。
お願いやお詫びで大切なのは、「気持ちを伝える」ことです。
メールではあなたの熱意や、反省の気持ちを完全に伝えることはできません。
逆に「そんな大事な話をメールだけで済ますなよ」と思う人も多くいます。

■3.こみいった話(不確定なことが多く、やりとりが何度か必要な話)

例えば、ある男性が、女性を誘って休日に遊びにいこうとします。

「10日、空いてる?」 「空いてるよ」
「じゃあ、遊びにいかない」 「いいよ」
「サッカー観に行くのはどう?」 「映画のほうがいいな」
「じゃあ映画、なに見る?」 「私〜〜が見たかったんだよね」
「〜〜だったら、渋谷でやってるね」 「うん、何時にしようか?」
「4時のがいいんじゃない?」 「わかった」
「じゃあ集合は3時にしよう。大丈夫?」 「大丈夫」
「終わったら6時くらいだから、なんか食べようよ」 「うん、何食べる?」
「タイ料理どう?」 「いいよ」
「じゃあ、探しとくよ」 「ありがと。10日の3時に渋谷ね」
「うん。バイバイ」

まだ何をするか決まっていないところから、少しずつ内容や場所が固まってきて、
それにともなって具体的なスケジュールが決まってきます。こういうやりとりはよくありますよね。
電話であれば3分で終わります。でもこれ、メールでやりとりしていると、10往復必要です。
とてもじゃないけれど、仕事ではやってるヒマがありません。
少しずつコミュニケーションを重ねて内容を決めていくようなテーマの場合、
メールは非効率すぎて、不向きですね。電話が一番です。

つまり、メールはあくまで
1.事務連絡のツールである。熱意や気持ちを伝えるのは難しい。
2.すぐに確認できるかわからない。急ぐ場合は、必ず電話。
3.コミュニケーションを繰り返して形にしていくものは、メールでは非効率すぎる。


ということです。就職・転職活動で、3に当てはまるコミュニケーションは、メールですることはないと思いますが、
1と2はよくありますよね。ぜひ、注意してください。

posted by career2.0 at 17:59| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
三冠牝馬誕生なるか!第15回 秋華賞!!コースが複雑なため、たとえ強豪馬であっても逆転できない状況がしばしば見られる秋華賞。予想は困難を極めますが、過去のデータを分析していくと面白いことになるかも?
Posted by 秋華賞 at 2011年10月05日 00:01
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