2007年09月11日

履歴書・職務経歴書のQ&A

履歴書や職務経歴書のよくある質問への回答をまとめました。

書類作成は、「ビジネス文書」としての一般的なルールに従うべきだと思います。

読む側が日常的に従っているルールに合わせるべきであり、
ビジネス上非常識であれば、応募書類でも非常識ということです。

したがって、入社後も書類づくりの基本的な考え方はこれと同じです。
多くの職種で、文書の作成はとても大事な仕事ですので知っておきましょう。


Q1.市販の履歴書ではなく自作のものでいいですか?

A1.問題ありません。
 まず市販のものと同じ程度、氏名、住所、電話番号、Eメールと学歴、職歴、資格の情報が入っていれば構いません。


Q2.手書きではなく、PCで作成してもいいですか?

A2.構いません。
 手書きのほうが評価が高いという企業は、まずありません。
 現在、ビジネス文書でも手書きのものを見ることはありません。
 それと同様に、応募書類も一つのビジネス文書として、PC作成で問題ありません。
 読みづらい字の手書きは最も敬遠されます。

 ※PCの場合も、自分の氏名だけは手書きで署名し、きちんと全て押印しましょう。
 これが一番おすすめです。


Q3.書くための筆記用具は何がいいですか?

A3.手書きであれば、黒のボールペンを使いましょう。
  PCで作成するなら、もちろん黒のインクで出力しましょう。


Q4.間違えた場合はどうすればいいのですか?

A4.手書きの場合、基本的には再度書き直します。
 ビジネスの世界で、書き損じが許されないような書類の場合は、
 (相手が押印したあとの契約書など)訂正印を押すなどのルールがありますが、
 あくまでそれは、再度作成できない文書だからです。
 
 もう一度書き直せるのであれば、再度書き直します。
 修正ペンや訂正印などを使った場合は「手を抜いている」と思う人がいます。
 
 色々考えるとPCで作成したほうが、時間を大きく節約できます。


Q5.用紙サイズは?

A5.市販のものであればなんでもいいですが、
 自分で作成する場合は、A4サイズにしましょう。
 
 現在、ほとんどの企業でビジネス文書はA4サイズで作られています。
  履歴書だけ、B5サイズが混ざっていて、管理は面倒です。
 サイズが違うと、企業側がファイリングするのに、手間がかかります。
 企業はA4のほうがありがたいです。


Q6.紙は何を使うか?

A6.オフィスのコピー用紙と同じで構いません。
  ちょっと凝るならもう少し厚い上質紙を使えばいいと思いますが、
  基本的には、ビジネス文書と同じ、オフィス用のコピー用紙で構いません。
  コンビニで売っているような紙ですし、コピー機の中に入っている紙です。


Q7.手書き書類をコピーして使っていいか?

A7.NGです。
  手書きの場合は、一通一通作成しましょう。大変です。
  
  だからPCで作成したほうがいいですが、
  つい10年前まで、学生さんは各社に一通一通、履歴書を手書きで作成して送っていました。
  50社受けるとすれば、気が遠くなるでしょう(笑)?


Q8.送るときはどういう封筒で送るのか?

A8.何でもいいですが、一番いいのは、A4サイズがそのまま入る封筒です。
 応募書類と送付状をクリップで一つにとめて、
 クリアファイルに入れたものを封筒に入れて送れば最高です。


Q9.送付状をつける必要がありますか?その内容はどういうものがよいですか?

A9.書類を郵送する時、送付状をつけるのがビジネスの世界では当然とされています。
 何を送っているのかを簡単に説明する目的の文書です。
 内容は、こちらの記事をご覧下さい。


Q10.元号と西暦どちらがよいですか?

A10.どちらでもいいですが、選ぶなら西暦です。
  ふつう40歳未満の人は、元号で言われた場合、年のイメージが沸きません。
  ビジネス文書でも、役所と取引するとき以外は、
  ほぼ西暦で作成しますので、読む側もそちらのほうが、なじみがあります。


Q11.学校名・社名が途中で変わった場合はどう書けばいいですか?

A11.「●●株式会社(現:△△株式会社)に入社」
 と書けばいいでしょう。
 当時の社名と現在の社名を両方明記して、相手にわかりやすいようにしましょう。

 さらに言えば、
 「●●株式会社(05年、△△株式会社と合併し、現在は□□株式会社)に入社」
 などと社名が変わった経緯を書けば、親切ですね。


Q12.「その他特記事項」には何を書けばいいのですか?

A12.特別言うことがなければ、何も書かなくてよいです。
  全てのマスを埋める必要はありません。
  読むほうも、必要なことだけ読みたいわけです。


Q13.「賞罰」の欄には、なにを書けばいいのですか?

A13.賞は何かの賞の受賞経験、全国大会などのレベルですので、
 ほとんどの人は書けません。
 罰は刑事罰を書きましょう。交通違反程度であれば書かなくて結構です。
 基本は「なし」です。


Q14.履歴書の写真は写真屋で撮影するべきですか?

A14.駅前にあるスピード証明写真でけっこうです。
 就職活動は写真屋や伊勢丹などデパートで撮影するべきだ、という人もいます。
 企業はそもそも顔で人を選ぶことはありません。時間とお金の無駄です。
 (テレビ局のアナウンサーなど、容姿が重要な仕事は別ですが)
 撮影のときは、面接用のスーツを着て、口角をあげて、明るい笑顔になるようにしましょう。
 それだけで十分です。


Q15.社名や学校名は長い場合、省略してもかまいませんか?

A15.原則、省略してはいけません。
 (株)や(財)なども、「株式会社」、「財団法人」と略さずに、正式な名称を書きましょう。
 ただし、国立大学については、「国立大学法人大阪大学」としなくても、「大阪大学」だけで十分です。
 私立も大学名だけで大丈夫です。


以上、よく頂く質問を、まとめています。
他にも質問があればドシドシお寄せ下さい。
posted by career2.0 at 03:21| Comment(3) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
9年間Grp会社で転籍回数が6回あります
どのように履歴書に記載すれば良いでしょうか。
Posted by 植村新吾 at 2007年10月21日 02:57
お返事遅くなって申し訳ございません。
グループ会社の転籍の場合、履歴書には、

“○年○月 ◇◇グループ内、株式会社××に転籍”

とお書きになるとよいと思います。
転職と区別するためには、
「グループ内」「転籍」を明確に書くことが大事です。

Posted by career2.0 at 2007年10月26日 04:57
いつも楽しく観ております。
また遊びにきます。
ありがとうございます。
Posted by 職務経歴書の書き方の見本 at 2010年07月30日 10:02
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