履歴書や職務経歴書のよくある質問への回答をまとめました。
書類作成は、「ビジネス文書」としての一般的なルールに従うべきだと思います。
読む側が日常的に従っているルールに合わせるべきであり、
ビジネス上非常識であれば、応募書類でも非常識ということです。
したがって、入社後も書類づくりの基本的な考え方はこれと同じです。
多くの職種で、文書の作成はとても大事な仕事ですので知っておきましょう。
Ｑ１．市販の履歴書ではなく自作のものでいいですか？
Ａ１．問題ありません。
まず市販のものと同じ程度、氏名、住所、電話番号、Eメールと学歴、職歴、資格の情報が入っていれば構いません。
Ｑ２．手書きではなく、ＰＣで作成してもいいですか？
Ａ２．構いません。
手書きのほうが評価が高いという企業は、まずありません。
現在、ビジネス文書でも手書きのものを見ることはありません。
それと同様に、応募書類も一つのビジネス文書として、ＰＣ作成で問題ありません。
読みづらい字の手書きは最も敬遠されます。
※ＰＣの場合も、自分の氏名だけは手書きで署名し、きちんと全て押印しましょう。
これが一番おすすめです。
Ｑ３．書くための筆記用具は何がいいですか？
Ａ３．手書きであれば、黒のボールペンを使いましょう。
ＰＣで作成するなら、もちろん黒のインクで出力しましょう。
Ｑ４．間違えた場合はどうすればいいのですか？
Ａ４．手書きの場合、基本的には再度書き直します。
ビジネスの世界で、書き損じが許されないような書類の場合は、
（相手が押印したあとの契約書など）訂正印を押すなどのルールがありますが、
あくまでそれは、再度作成できない文書だからです。
もう一度書き直せるのであれば、再度書き直します。
修正ペンや訂正印などを使った場合は「手を抜いている」と思う人がいます。
色々考えるとＰＣで作成したほうが、時間を大きく節約できます。
Ｑ５．用紙サイズは？
Ａ５．市販のものであればなんでもいいですが、
自分で作成する場合は、Ａ４サイズにしましょう。
現在、ほとんどの企業でビジネス文書はＡ４サイズで作られています。
履歴書だけ、B5サイズが混ざっていて、管理は面倒です。
サイズが違うと、企業側がファイリングするのに、手間がかかります。
企業はA4のほうがありがたいです。
Ｑ６．紙は何を使うか？
Ａ６．オフィスのコピー用紙と同じで構いません。
ちょっと凝るならもう少し厚い上質紙を使えばいいと思いますが、
基本的には、ビジネス文書と同じ、オフィス用のコピー用紙で構いません。
コンビニで売っているような紙ですし、コピー機の中に入っている紙です。
Ｑ７．手書き書類をコピーして使っていいか？
Ａ７．ＮＧです。
手書きの場合は、一通一通作成しましょう。大変です。
だからＰＣで作成したほうがいいですが、
つい10年前まで、学生さんは各社に一通一通、履歴書を手書きで作成して送っていました。
50社受けるとすれば、気が遠くなるでしょう（笑）？
Ｑ８．送るときはどういう封筒で送るのか？
Ａ８．何でもいいですが、一番いいのは、Ａ４サイズがそのまま入る封筒です。
応募書類と送付状をクリップで一つにとめて、
クリアファイルに入れたものを封筒に入れて送れば最高です。
Ｑ９．送付状をつける必要がありますか？その内容はどういうものがよいですか？
Ａ９．書類を郵送する時、送付状をつけるのがビジネスの世界では当然とされています。
何を送っているのかを簡単に説明する目的の文書です。
内容は、こちらの記事をご覧下さい。
Ｑ１０．元号と西暦どちらがよいですか？
Ａ１０．どちらでもいいですが、選ぶなら西暦です。
ふつう40歳未満の人は、元号で言われた場合、年のイメージが沸きません。
ビジネス文書でも、役所と取引するとき以外は、
ほぼ西暦で作成しますので、読む側もそちらのほうが、なじみがあります。
Ｑ１１．学校名・社名が途中で変わった場合はどう書けばいいですか？
Ａ１１．「●●株式会社（現：△△株式会社）に入社」
と書けばいいでしょう。
当時の社名と現在の社名を両方明記して、相手にわかりやすいようにしましょう。
さらに言えば、
「●●株式会社（05年、△△株式会社と合併し、現在は□□株式会社）に入社」
などと社名が変わった経緯を書けば、親切ですね。
Ｑ１２．「その他特記事項」には何を書けばいいのですか？
Ａ１２．特別言うことがなければ、何も書かなくてよいです。
全てのマスを埋める必要はありません。
読むほうも、必要なことだけ読みたいわけです。
Ｑ１３．「賞罰」の欄には、なにを書けばいいのですか？
Ａ１３．賞は何かの賞の受賞経験、全国大会などのレベルですので、
ほとんどの人は書けません。
罰は刑事罰を書きましょう。交通違反程度であれば書かなくて結構です。
基本は「なし」です。
Ｑ１４．履歴書の写真は写真屋で撮影するべきですか？
Ａ１４．駅前にあるスピード証明写真でけっこうです。
就職活動は写真屋や伊勢丹などデパートで撮影するべきだ、という人もいます。
企業はそもそも顔で人を選ぶことはありません。時間とお金の無駄です。
（テレビ局のアナウンサーなど、容姿が重要な仕事は別ですが）
撮影のときは、面接用のスーツを着て、口角をあげて、明るい笑顔になるようにしましょう。
それだけで十分です。
Ｑ１５．社名や学校名は長い場合、省略してもかまいませんか？
Ａ１５．原則、省略してはいけません。
（株）や（財）なども、「株式会社」、「財団法人」と略さずに、正式な名称を書きましょう。
ただし、国立大学については、「国立大学法人大阪大学」としなくても、「大阪大学」だけで十分です。
私立も大学名だけで大丈夫です。
以上、よく頂く質問を、まとめています。
他にも質問があればドシドシお寄せ下さい。
2007年09月11日
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どのように履歴書に記載すれば良いでしょうか。
グループ会社の転籍の場合、履歴書には、
“○年○月 ◇◇グループ内、株式会社××に転籍”
とお書きになるとよいと思います。
転職と区別するためには、
「グループ内」「転籍」を明確に書くことが大事です。
また遊びにきます。
ありがとうございます。