2008年03月15日

メールのマナー&テクニック11+文例(面接)

メールで企業とやり取りすることが多いと思います。
電話や手紙とは少し違うマナーもありますので、メールのマナーも知っておきましょう。

1.必ず返事する
企業から連絡があった場合、必ず返事をしましょう。
返事をしなければ、あなたが読んだかどうか相手はわかりません。自分だけ読んで納得しているのは、単なる自己満足です。
例えば「説明会には筆記用具を持ってきてください」というメールでも、「了解しました」と返事をするのがルールです。
簡単なメールについては返事をしない人が多くいますので、注意してください。こういう地味だけれど大事なことができる人を求めている企業は多いです。
ときどき「相手が忙しいから返事しないほうがいい」と言う人がいますが、その発想は完全な間違いです。伝わったかどうか確認する手間のほうがはるかに面倒です。細かい事務連絡を確認できない人は、一般的に「仕事ができない人」です。

2.簡潔であること
時候の挨拶は不要です。丁寧すぎて長い文章は、読む側に迷惑です。

3.復唱確認すること
「OK」「了解」だけではなく、日時などの重要事項は、確認のためにこちらからも重要事項を書きましょう。
電話でも「わかりました」ではなく、「●月●日の●時ですね、わかりました」と内容を復唱することで聞き間違いがないことを相手に伝えられるし、誠実なコミュニケーションがでます。メールも同じです。

4.元のメールは残したまま返信を書く
元のメールは、引用して残しておく。
どの内容について何を返信したのか、やりとりがわかるので、元のメールを残したほうが正確。何度もメールを往復する場合、最新のメールだけをみれば、今までのやり取りが全てわかる。

5.携帯メールは緊急時のみ
PC故障など緊急時以外は、PCメールを使いましょう。
会社にもよりますが、携帯でのメールを雑なツールだと思っている人も多いです。携帯しかもっていない場合は、携帯からウェブメールを利用しましょう。

6.タイトルは要件を明確に
メールのタイトルは、「OB訪問のお願い(△△大学 田中)」「応募書類送付(●●大学 高橋)」など、内容がはっきりわかるものにしましょう。タイトルに一言名前を入れておくと、さらにわかりやすいです。

7.直前の日程変更やお詫びなどは、メール&電話
一言でも肉声を伝えると信頼が増します。
メールはあくまで事務的な連絡ツールです。お詫びやお願いごとをメールだけですませると「ラクをするな」と反発する人も会社には結構います。

8.添付ファイルは最初に添付してからメールを書きはじめる
「ファイルをご確認下さい」というメールなのに、そこにファイルが添付されていないことが多くあります。そういう経験をした方も多いでしょう。
メール本文を書き終わったら、満足して送ってしまうのだと思いますが、そうならないために、最初にファイルを添付して、それから本文を書き始めます。

9.複数の用件がある場合、最初に数を説明&箇条書き
1メール1用件が望ましいのですが、2個以上の用件を相手に伝える場合は、必ず最初に「2件、用件があります」と説明しておきます。
その後、「1.〜  2.〜」と箇条書きにすることで、伝えモレを防ぎます。

10.よく使うフォーマットは下書きに登録しておく
例えば下記のような文章を登録しておき、内容に応じて文章を追加・修正すれば、メールを書く能率はかなり向上するでしょう。
株式会社●●
○様
お世話になっております。○○大学の山本でございます。
メール頂きありがとうございます。

(ここに用件)

何卒よろしくお願いいたします。

○○大学 法学部 山本一郎
TEL:〜〜
E-mail:〜〜

11.送る前に確認
あわてて送らないこと。
送る前に一呼吸おいて、こちらの記事の後半「Eメールの場合」のチェックリストで確認しましょう。
「応募書類送付前のチェックリスト」


■■メール文例■■

日程調整のメール 
「4月10日(月)の15時〜はどうか?」と、面接日程の連絡が来たら。

→「OKの場合」
●●株式会社
人事部 ●●●●様

お世話になっております。
○○大学●●学部の(氏名)と申します。

面接日時のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

4月10日(月)の15時に面接のお時間を頂けるとのこと、了解いたしました。
場所や持ち物等も了解いたしました。

お忙しい中、日程を調整頂き、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000


→「NOの場合」
まず、メールに加えて、直前であれば電話でも伝えましょう。
メールで、ただ「その日はダメです」というよりも誠意のある対応です。

メールした上で電話して、「メールもさせて頂きましたが、大変申し訳ないのですが、10日の都合がどうしてもつけられず、できれば変更していただきたいと思いまして、、、」と説明すると、相手は「マメな人だな」と思います。

相手に無理をいうときは、必ず「肉声+文章」です。これもうまく仕事を進めるためのコツです。
●●株式会社
人事部 ●●●●様

お世話になっております。
○○大学●●学部の(氏名)と申します。

面接日時のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、4月10日(月)の15時はゼミがあり、
欠席することができません。
よって貴社にお伺いすることができないのですが、
可能であれば、●月●日もしくは●月●日に設定頂くことは可能でしょうか?

面倒を申し上げて、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000


「候補の日時をいくつか教えてください」と連絡が来たら。
●●株式会社
人事部 ●●●●様

お世話になっております。
○○大学○○学部の(氏名)と申します。

ご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
私の予定ですが、来週の下記日程はお伺いすることが可能です。

●月●日(火)午後
●月●日(水)15時〜18時
●月●日(金)終日

上記日程で面接日程を調整頂くことは可能でしょうか?
大変お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000



面接のお礼メール
スピードが重要。当日、遅くても翌日に書くこと。みんなに同じ文章をコピーして送っていると思われないように、具体的な内容を書くこと。普通は面接にお礼のメールはしません。あくまでプラスアルファですので、雑なメールであれば送らなくていいです。
●●株式会社
●●部 ●●●●様

本日、面接をして頂きました、○○大学○○学部の(氏名)と申します。
本日はお仕事お忙しい中、貴重なお話を頂き、大変勉強になりました。

私は医薬品業界を志望するにあたり、文系出身であることから不安に感じておりました。
本日●●様のお話を伺う中で、文系出身者なりの付加価値を考えること、そして医薬品への勉強を続けることで、知識面では十分追いつく可能性があることを知り、自信を持ちました。
本日の話を励みに、今後も就職活動を続けて参る所存です。
本日は誠にありがとうございました。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000
posted by career2.0 at 14:11| Comment(4) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
とても魅力的な記事でした!!
また遊びにきます。
ありがとうございます!!
Posted by ビジネスマナー at 2011年10月03日 00:24
ありがとうございます。参考にさせて頂きました。
Posted by at 2013年04月13日 00:32
日程調整メールの「了解いたしました」は使わない方がいいです。
了解は「相手の考えや事情を分かった上で、それを認める」という意味のある言葉です。
ですので、「かしこまりました」「承知しました」が適切です。
堅いと感じたら。「わかりました」で大丈夫です。

Posted by at 2013年09月05日 11:25
上の人には了解しましたではなく、承知しましたではないでしょうか?
Posted by at 2015年10月23日 14:36
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