2008年03月28日

手帳の書き方で就活効率をあげる

就職活動ではじめて時間を管理する大切さを学ぶ人は多いでしょう。私もその一人でした(就活前は手帳すら持っていませんでした)。
社会に出れば、「いつもバタバタしているけど仕事が進まない人」と、「多くの仕事をこなしているけど時間に余裕がある人」がいます。それは仕事が速い/遅いという違いだけではありません。時間の使い方の上手い/下手が見事に現れた結果でもあります。
就職活動は、時間管理、スケジュール管理について学ぶ絶好のチャンスです。これを機会に、「時間に追われる人」から「時間をマネジメントする人」になりましょう。

うまく時間をマネジメントするため、まずはスケジュール帳をしっかりつくることをおすすめします。行動予定を、細かく、具体的に書くことです。単純に、書かずに忘れてしまうリスクを減らすためだけではなく、書くことで、行動を自覚し、記憶します。書くことで、自分の行動を客観的に見ることができます。客観的に見れば分析ができます。あとから振り返ってもっといい方法を考えることができます。書かなければ、考えることすらできません。書かない予定は実現しません。
効率的&効果的な手帳の書き方をここでいくつか書きます。

ポイントは2点。
1.できるだけスケジュール帳に情報を書き、スケジュール帳だけで行動できるようにする。
  (他の資料を参照しなくても行動できるようにする)

2.決まっている予定だけではなく、「そのうちやりたいこと」も日時を決めて手帳に書く。
  (空いた時間に、やるべきことをできるだけ書く)
  
手帳はできるだけ1日の欄が大きく書き込みやすいものがいいでしょう。見開き1ヶ月ではほとんど意味をなしません。私は1週間をA4サイズ1ページにしたスケジュール帳を自分で作って、ルーズリーフに印刷しています。自作すれば安いし、自分の使いやすいレイアウトの手帳をつくることができます。


普通の書き方

「明日の午前10時にミナト銀行の説明会、午後2時に山本商事の面接がある」という場合、手帳には、このように書いている人が多いと思います。

10:00 ミナト銀行
14:00 山本商事
これだと内容や場所がわかりません。少しの件数であれば記憶できますが、週に10社以上訪問するような時期は、とても覚えられません。そのため、「何しに行くのか」「最寄り駅はどこか」、別の資料を見なければいけません。
手帳で明確にしておくほうが準備や行動が簡単です。


【ポイント1】 訪問の目的と場所を追加しましょう。

10:00 ミナト銀行(説)@丸の内
15:00 山本商事(1)@虎ノ門
と書けば、手帳を見ただけで、準備する内容や移動方法を考えられます。
(説):説明会、(1):1次面接、(2):2次面接、(GD):グループディスカッション、(役):役員面接というように、自分なりの略語をつくっておけばいいでしょう。
また、訪問先の地図をスケジュール帳に貼っておく(orはさんでおく)と、手帳だけで移動できます。


【ポイント2】 行き先、訪問先を書く

10:00 ミナト銀行(説)@丸の内 →2階会議室
15:00 山本商事(1)@虎ノ門 →人事部池田さん
こう書けば、どこに向かえばいいのか、誰あてに訪問すればいいのか、わかります。
会社について、あわてなくて済みます。


【ポイント3】 出発時間を書く

家を何時に出ればいいのか、決めて手帳に書きます。決めておくことで、朝あわてずに安心して行動できます。学生時代これを先輩に教わった時は目からウロコで、以来ずっと続けています。

家から40分で丸の内に着くので、8時50分には出なければいけないとします。こう書き加えましょう。

8:50 家出る
10:00 ミナト銀行(説)@丸の内 2階会議室
15:00 山本商事(1)@虎ノ門 人事部池田さん



【ポイント4】 空いた時間の作業を決める

空いた時間に何をしますか?やりたいことはいろいろとあると思います。ただ、たいていの人はスケジュール帳に書いてはいません。
しかし、それに順番をつけて、「いつやるか」確定しましょう。書くことで、「やりたいこと」を「具体的な予定」にします。

8:50  家出る
10:00 ミナト銀行(説)@丸の内 2階会議室

13:00〜14:30 都築化学&総合開発のES作成
15:00 山本商事(1)@虎ノ門 人事部池田さん
※ESはエントリーシートの略

「そのうちやりたいこと」を、「具体的な予定」に変換します。この変換のスイッチは一生使い続けます。

もちろん疲れていたら、無理せず休むべきです。その場合、緊急性がない予定は、後にずらしましょう。
でも、別の空いた時間に必ず書き込みましょう。予定をずらしても、決してなくさないこと。書いている以上、必ず実行します。人間は弱いもので、忙しいとき、書いてなければ自然とやり過ごしてしまいます。

頭に描いていることを、スケジュールに入れることで、「漠然とした希望→具体的な予定→実現」という、ものごとを実現していくプロセスを繰り返して、癖にします。癖にすると、時間管理が飛躍的に向上します。そして、行動の効率がよくなります。

会社に入った後も、仕事は常に@「予定・期限のきまった仕事」と、A「期限はないけれど、やっておいたほうがいいこと」の2種類があります。
Aを強引にでも予定表に入れていかなければ、@に追われるままに、あっという間に1年、2年と時間が過ぎていきます。
@はやるべきことも期限も明確ですから、誰でもやります。一方、Aは誰もやれと言ってくれません。自分で内容と期限を考え決定しなければいけません。その決定を、タイムマネジメントと呼びます。他人と差がつくのは、こういうところなんでしょう。

部屋の模様替え、読みたい本、見たい映画、壊れた自転車の修理、お世話になった人への礼状、、、いつも、「そのうちやりたいな」と思ったまま、やり過ごしていませんか?やるべき日時を、手帳に書いてみてはどうでしょう。

タイムマネジメントとは単なる時間のやりくりではありません。漠然とした希望やイメージを、自分の力で具体的なスケジュールにしていく不断のプロセスです。「今すぐやらなくてもいい」ことをやるのですから、背中を押すのは自分自身でしかないのです。手帳に予定を書いていくことで、「やるべきこと」を記憶し、自覚します。周囲を見ても、仕事のできる人は、よく書いています。何かしら書く。書くことでイメージを現実にする癖がついています。

就職活動は、いろんな場所に呼ばれ、不規則な行動を強いられます。慣れないことばかりで疲れると思います。
予定に追われ「忙しい忙しい」と言い続ける人と、そんな中でも空いた時間でうまく作業する人とに自然と別れていきます。
一生もののタイムマネジメントを学ぶ絶好の機会です。自分に合った方法を見つけるために、いろんなチャレンジをして下さい。
posted by career2.0 at 03:43| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職活動 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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