2008年04月05日

電話のマナー&会話の例

電話は相手の顔や相手の状況が見えず、緊張します。
しかし、社会人は電話には慣れているので、以下の最低限のマナーさえ守っていれば、何も問題はありません。
わからないことは積極的に質問して構わないのです。


◆電話をかける際のマナー

1.静かな場所で(+携帯なら電波のよい場所で)
会社への電話は、普通は窓口の誰かから本人へ、取り次いでもらいます。
電波が不安定で、電話が切れてしまった場合、また窓口に電話して取り次いでもらうことになり、失礼です。
本来は、固定電話からかけるべきなのですが、携帯の場合は、できるだけ静かな場所、電波のいい場所で電話をかけましょう。


2.台本とメモ帳を準備して
電話は緊張します。簡単なことでも忘れてしまいます。必ず、伝えたい内容のメモを用意しておきましょう。
最初のうちは、電話のやりとり自体が慣れないですので、挨拶から話す文章まで台本にして、それを読んだほうが安心です。
また、相手が話した内容をその場でメモできるようにしておきましょう。
私は今でも、大事な電話では言うべきことを紙に書いて読みながら電話します。


3.時間は業務中。
始業時(始業から30分)、終業時(終業前30分)、昼休み(11時半〜13時半)は避ける

ただし、緊急の場合は仕方ない。
その場合は「お忙しい時に申し訳ありません」「お昼時に申し訳ありません」と詫びる。


4.大きな声&笑顔で
普段の会話よりも大きな声で話す。聞き取れない電話の声は非常に迷惑。
笑顔で話すと、声のトーンが明るくなる。電話でも笑顔を心がけよう。


5.必ず復唱する
日時、場所、提出書類など、重要事項は必ず復唱する。
復唱されないと、話すほうは正確に伝わっているのかわからず不安になる。

6.何でも「ありがとうございます」
時間をとってくれたら、「ありがとうございます」。
何か教えてくれたら、「ありがとうございます」。
切るときも、「ありがとうございました」。
何でも感謝する。

7.後に切る
相手が切ったのを確認して、こちらが切る。

 

◆決まり文句の会話例

□ 最初 〜 窓口の人に取り次いでもらう
会社 「山田商事株式会社です」
学生 「経政大学の山本と申します。 人事部の田中様はいらっしゃいますでしょうか?」
会社 「少々お待ちくださいませ」

 ※名前を言ったら「お世話になっております」という人もいる。
  なにもお世話はしていないですが、これがビジネスの決まり文句になっているので、
  言われたらとりあえず「お世話になります」と言っておけばいい。

□ 相手が会議中の場合
会社 「田中は今会議に入っておりまして、16時に戻る予定ですが」
学生 「承知しました。ではその頃にあらためてお電話させていただきます」


 ※とはいえ、会議が長引く可能性もあるので、16時半以降に電話する。

□ 相手が今日は戻らない場合
会社 「田中は、外出しておりまして、本日は戻りませんが」
学生 「明日はご出社されますでしょうか?」
会社 「明日は出社いたします」
学生 「では、明日、またお電話させていただきます」


 ※「明日」の読みかたは「あす」「あした」ではなく「みょうにち」のほうが丁寧


□ 要件を伝えると提案されたら

会社 「ご用件をご伝言いたしましょうか?」
学生 「また時間をあらためてお電話いたしますので、大丈夫です。ありがとうございます。」

 ※急用であれば伝言を頼むこともあるが、基本は直接伝える。
 ※○○しましょうか?と何か提案されたら、断っても、お礼を言う


□ 折り返すよう提案されたら
会社 「田中から折り返しお電話させましょうか?」
応募 「いえ、私からあらためでお電話させていただきますので、結構です。ありがとうございます」

 
※折り返しは原則NO。目下の人からかけるのがマナー。


□ 代理の人が出たら
相手 「田中は会議に出ておりますので、私が代わりに承りますが」
学生 「ありがとうございます。15日の会社説明会ですが〜(用件)」

 ※簡単な質問であれば、同じ部署の違う人が回答してくれる可能性があるので、
 代理の人に質問してもOK。必ずお礼を言う。


□ 相手がつながったら
相手 「お電話かわりました。田中です」
学生 「わたくし、経政大学の山本と申します。お忙しいところ申し訳ありません。今、お時間大丈夫でしょうか?」
相手 「大丈夫ですよ」
学生 「ありがとうございます。15日の会社説明会ですが〜(用件)」
 
 ※まずお礼

□ 日時や、書類など、重要事項は必ずゆっくり復唱する
相手 「では15日の10時に弊社にお越し下さい」
学生 「承知しました。15日の10時に御社にお伺いします」

相手 「では履歴書と自己紹介文を、私宛にお送り下さい」
学生 「承知しました。履歴書と自己紹介文を、田中様あてにお送りします」


 ※ここは、メモをしながらでもいい。時間をかけて、正確に復唱することが大事。

□ きり方
相手 「ではお待ちしています」
学生 「ありがとうございます。お忙しいところありがとうございました」
相手 「失礼いたします」
学生 「失礼いたします」
相手 (ガチャ)
 
 ※相手が切るまでまつ。先に切らない。
 ※必ずお礼を言う。繰り返してもいい。

posted by career2.0 at 18:21| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職活動 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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