2008年04月07日

電話を受ける時のマナー&会話の例

前回の記事では、「電話をこちらからかけるとき」のマナーについてご説明しました。
今回は「電話が向こうからかかってくるとき」の受け方についてご説明します。

1.名前を言って電話に出る
「もしもし」と電話に出てはいけません。必ず、「はい、佐藤でございます」と名乗りましょう。
「もしもし」は、ビジネスの世界では通常使いません。
(携帯などで相手の声が聞こえなくなって「もしもし?」と確認することはあります)


2.静かな場所で。話しづらいときは移動するか、折り返す。
携帯の場合、騒がしい場所で出てしまう場合があります。
すぐに移動できるなら、
静かな場所に移動しますので、少々お待ち頂けませんでしょうか?」
と説明して、静かな場所に移動しましょう。
すぐに移動できない場合は、
「いま、騒がしい場所におりますので、2分後に折り返しお電話しても構わないでしょうか?」
と確認して、静かな場所から折り返し電話ましょう。


3.復唱し、メモするため、遠慮せず会話を止める。
相手の話の内容は、電話を切った瞬間に忘れることがあります。
日時や場所、書類の内容など、重要な事項は、必ず聞き、復唱しながらメモします。
メモするために、会話をとめても構いません。
「すみません。忘れないようにメモしたいので、少し待ってもらっていいでしょうか?」
といって復唱しながら、メモを取りましょう。失礼ではありません。
内容を間違えて理解したり、忘れてもう一度聞くのが一番失礼です。


4.着信履歴があれば、必ず折り返す

これは、マナーです。何度も相手にかけさせるのは失礼です。基本は目下の立場からかけるべきですから着信があれば折り返しましょう。
例えば人事部からの電話でも、番号表示は代表電話になっている場合があります。
人事部からの電話ということが明確で、人事部の電話番号を知っているのであれば、代表電話番号ではなく、直接人事部にかけましょう。
どこの会社かわからない場合は、インターネットで検索すれば会社がわかる場合もあります。
そこまでする余裕がなければ、とりあえず折り返しましょう。


とりあえず、採用担当部署までつないでもらい、自己紹介した後は、
「先ほど、御社のどなたかからお電話を頂戴しまして、あいにく出られなかったのですが、、」
と説明したら、電話した人を探してくれます。

5.留守電も必ず折り返す

企業側が留守番電話にメッセージを残す場合があります。
ふつう重要事項は留守電には残しませんが、連絡事項を留守電に残す場合もあれば、「またお電話します」と言う場合、「お時間あるときにお電話ください」という場合もあります。全て、折り返し電話します。
「また電話します」と留守電にメッセージが残っていて、「また電話が来るから待っていればいい」と思ってはいけません。
もちろん待っていれば電話はかかってきますが、やはり気づいたらこちらから電話するのがよりよいマナーです。

留守電に用件が残っていた場合、友人であればメッセージを聞けば完了でしょうが、ビジネスコミュニケーションは、「内容を確認した」ことを伝えるのがマナーです。
必ず折り返して、内容を復唱し、理解したことを相手に伝えましょう。
「先ほどは、お電話に出られず、すみませんでした。留守番電話の内容、了解いたしました。25日の14時に〜(聞いた内容を復唱)ですね。」

と、確認します。

上記、いずれも就職活動・転職活動だけのマナーではなく、ビジネスシーンでも、マメな人は実践しています。いい営業マンは、こういう細かいコミュニケーションでマメに対応して、信頼関係を築いていきます。学生さんは慣れないと思いますが、まずは正確にあいての言うことを理解し復唱するところからはじめましょう。

posted by career2.0 at 18:35| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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