2010年09月15日

なんでもメールは非常識 〜 メールで伝えるべきではないこと

Eメールで会社に連絡する方が増えています。
ただ、なんでもメールでいいということはありません。
メールにはメールの欠点があるからです。
電話は緊張しますので、どうしてもメールで(特に大学生など若い世代は)送りがちなのですが、
企業側からすると、「電話してくれたほうがいいのに」と思うケースがしばしばあります。

メールで連絡すべきではないテーマを3つご説明します。

■1.急ぎの連絡や相談(例「明日の面接の日程を変更させて下さい」)

メールは、相手がすぐに確認しているのかわからない、という欠点があります。
会議中はメールができませんし、移動中も難しいです。半日くらいメールできないことはしばしばあります。
当日や翌日の話で、特に変更したりキャンセルしたりといった、急いで相手に確認してもらう必要があることを、
いきなりメールで連絡するのは、すこし非常識です。
急ぎの用事は、まず電話しましょう。

■2.お願いごとやお詫び

面接の日程を変えてくれ、とか内定辞退させてくれ、とか、さらにはなんとか自分を採用してくれ、
といったちょっとデリケートな/重い話題は、電話のほうがいいでしょう。
お願いやお詫びで大切なのは、「気持ちを伝える」ことです。
メールではあなたの熱意や、反省の気持ちを完全に伝えることはできません。
逆に「そんな大事な話をメールだけで済ますなよ」と思う人も多くいます。

■3.こみいった話(不確定なことが多く、やりとりが何度か必要な話)

例えば、ある男性が、女性を誘って休日に遊びにいこうとします。

「10日、空いてる?」 「空いてるよ」
「じゃあ、遊びにいかない」 「いいよ」
「サッカー観に行くのはどう?」 「映画のほうがいいな」
「じゃあ映画、なに見る?」 「私〜〜が見たかったんだよね」
「〜〜だったら、渋谷でやってるね」 「うん、何時にしようか?」
「4時のがいいんじゃない?」 「わかった」
「じゃあ集合は3時にしよう。大丈夫?」 「大丈夫」
「終わったら6時くらいだから、なんか食べようよ」 「うん、何食べる?」
「タイ料理どう?」 「いいよ」
「じゃあ、探しとくよ」 「ありがと。10日の3時に渋谷ね」
「うん。バイバイ」

まだ何をするか決まっていないところから、少しずつ内容や場所が固まってきて、
それにともなって具体的なスケジュールが決まってきます。こういうやりとりはよくありますよね。
電話であれば3分で終わります。でもこれ、メールでやりとりしていると、10往復必要です。
とてもじゃないけれど、仕事ではやってるヒマがありません。
少しずつコミュニケーションを重ねて内容を決めていくようなテーマの場合、
メールは非効率すぎて、不向きですね。電話が一番です。

つまり、メールはあくまで
1.事務連絡のツールである。熱意や気持ちを伝えるのは難しい。
2.すぐに確認できるかわからない。急ぐ場合は、必ず電話。
3.コミュニケーションを繰り返して形にしていくものは、メールでは非効率すぎる。


ということです。就職・転職活動で、3に当てはまるコミュニケーションは、メールですることはないと思いますが、
1と2はよくありますよね。ぜひ、注意してください。

posted by career2.0 at 17:59| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2010年05月28日

知りたいことを知る、最善の方法

・◯社は、短大卒でもエントリーできますか?
・◯社は、関西でも説明会を開いていますか?
・◯社の試験は、筆記用具は何を持っていけばいいですか?
・面接で「◯◯」と言われたのですが、これって採用ってことですか?
・面接が終わって1週間連絡がないのですが、これは不合格ってことですか?
・◯社の入社後の研修は、どのくらいの期間ありますか

いずれも回答は同じで、ハッキリしています。

「会社が決めることなので、会社にしかわかりません。
他人に聞くよりも、直接会社に聞くのが一番早く、正確です。会社に電話して、聞きましょう」


リクナビ等の影響でしょうが、直接企業とコンタクトをとらずにネット情報中心で就職活動をしているからなのでしょうか、「会社に電話して聞けばいいのに」と感じることが多く、会社に直接連絡しづらいのか、と驚くことがあります。

学生の方なら、こう思っているのかもしれません

・企業に確認すると、評価が下がるのでは?
・常識がない人だと思われるのでは?

これは、誤解です。3つ理由があります。
まず、学生さんに特別「社会人の常識」を期待していません。人柄や潜在能力を評価したいのです。
そして、上記のような質問は、社会人の常識でもなく、会社ごとの独自の計画です。会社しか答えは知りません。

なにより、ここで一番お伝えしたいことは、今後仕事をしていく上で、
わからないことがあれば、その答えを知っている人に、直接、すぐに確認する
という習慣は、どこにいっても、とても大切なのだということです。

こうやって言葉で書くと、当たり前のように思いますが、
仕事をしていて、それができない人がびっくりするほど多いのが現実です。直接本人に聞けば解決するのに、うわさ話で大事な判断をしてしまうような人が、多くいます。

直接答えをしらない人に相談して、その話をうのみにしたり、ネットのうわさ話を信用したり、
就職活動で不安なときは、ちょっとした噂に影響されやすくなります。

でも、どれだけ事情通だったり、「俺はあの会社のことよく知っている」と自慢げに語る人がいても、
その人が本当のことを言っているのか、確認する手段を、あなたは持っていません。
そして、その情報が間違いだったときに、話をした人は責任をとってくれません。信じたあなたが悪いのです。
一方、会社は自分の会社の採用の話なので、間違ったことは言えません。正確なことを伝える責任があります。

「企業のことは、企業にきく」。
この原則をまげて、不確かな情報に頼った人は、たいてい痛い目にあっています。

就職活動に限らず、会社に入って仕事をすると、「わからないこと」が毎日のようにあらわれます。
それは、自分で調べるか、誰かに聞いて教えてもらうしかありません。

その時によく、正しい情報と不正確な情報を見分ける力を身につけるべきだと考えがちですが、
そんな能力が簡単に身につくことはありません。

私たちにできることは、
「正しい情報を持っている人をみつけて、その人に相談する」ことです。
それがちゃんとできるようになれば、あなたの仕事の能力は1段階も2段階もあがるとおもいます。
posted by career2.0 at 10:18| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2010年04月12日

自分の「第一印象」を知っていますか?〜第一印象から考える面接戦略

3月〜4月にかけて学校も春休みということもあり、たくさんの学生さんと会いました。昨年ほどではないにせよ、新卒就職の環境は引き続き厳しく、学生の皆さんの就職活動は長期戦になっていると言えるでしょう。健闘を祈っています。

学生の方々とお会いして、共通して感じたことがありました。

多くの学生さんは、「自分が他人にどう思われるのか」について、とても気にするのに(就職活動なので当然ですが)、
「自分が他人に与える印象」や「自分の第一印象」について正確に知らない、ということです。

「第一印象についての戦略がない」と言ってもいいと思います。

大ざっぱに言えば、面接の成功は面接を通じて面接官が感じた「印象」で決まります。
面接での印象は、「第一印象」+「面接中の印象」です。
第一印象が悪ければ、その後の対応で巻き返す戦略が必要ですし、第一印象が良ければ、その印象を崩さないような戦略が必要です。

その戦略を、みなさん持っていますか?

面接を終えて、面接担当者が応募者に感じる印象は、簡単に言えばこういう仕組みでつくられます。

●挨拶〜最初のやりとりの、数分のあいだで、第一印象がつくられます。
●第一印象は、話す内容ではなく、外見(服装や髪型、表情や姿勢、目線、身振り手振り)や声、話し方といった要素でほとんど作られます。
●第一印象には、いい/よくない、という受け止め方があります。単純に言えば、明るく清潔感があり、話しやすい雰囲気の人が「第一印象がいい」と言われます。

●第一印象があり、面接の内容で少しずつそれを修正しながら、面接が終わります。
●終わったときの印象は、第一印象通りの場合もあるし、第一印象から印象が変化して終わる場合もあります。
●いずれにせよ、面接は「第一印象」からスタートします。面接の時間が短ければ短いほど、短距離走でのスタートと同じで、第一印象の比重が高くなります。

●ただ、どんな第一印象の人でも、「いい」部分と「心配」な部分があります。
●その後の質疑応答で、面接担当者は、自分の第一印象がほんとうに正しいのか、確認していきます。
 具体的には、以下の2点です。

 1.「いい」印象の確認。 第一印象の「いい」部分が、本当にいいのかを確認します。
2.「心配」な印象の確認。 心配なところについて「心配しなくてもいいのか」を確認します。

例1
とても「元気がいい」印象だった場合、面接官にはいくつかの心配が生じます。
そこで、面接を通じて、確認します。

1 いい印象の確認
 「この元気は作り物ではないのか?本当に元気な人なのか?」

 
2 心配な部分の確認
 「元気がいいけど、元気だけで実はとってもアホなんじゃないか?」


例2
真面目だけれど、少し地味な印象をあたえる場合。

1.いい印象の確認
 「真面目なのは本当か?真面目に何かをやり遂げた実績はあるのか?」

2.心配な部分の確認
 「少し暗い印象があるけれど、周囲の人と仲良くやっていけるのか?積極的に行動したりできるのか?」


面接する側は、こんなパターンで考えます。

だとすれば、応募者が面接で考える戦略は以下の4点に集約できます。

1.自分が、相手に与える第一印象を知る。

2.その第一印象を、よりよいものにする。

3.その第一印象の「いい」部分を、本物だと納得してもらうよう、面接での発言、エピソードを考える。

4.その第一印象の「心配」な部分を、心配ないと納得してもらうよう、面接での発言、エピソードを考える。


そして、多くの学生さんは、このような戦略を立てていません。
本を読んで業界研究をしたり、必死に志望動機を考えても、相手の印象はたいして良くなりません。なぜなら、企業はあなたに感じる「印象」で、採用を決めるからです。
何を話ても、「印象」の悪い人は(特殊な才能がある場合を除いて)採用されません。

最後にもう一度くり返します。

スタートは「第一印象」です。短距離走者がスタートを何度も練習するように、第一印象を良くする作業を、決して怠らないで下さい。そして、自分の第一印象を知らなければ良くしようがありません。

次にその第一印象をさらによくして面接を終わらせましょう。そのためには、実際のエピソードを用意して、第一印象のいい部分を証明して、心配な部分を打ち消しましょう。

初対面の人、例えばOB訪問のとき、OBに聞いてみて下さい。「私の第一印象はどんな感じですか?」。
私も学生さんに会うときは、率直に第一印象を言うようにしています。録音した自分の声を聞いたときに、意外な感じがしたことってありますよね?それと同じで、自分の第一印象を客観的にとらえるのは難しいと思います。でも、面接の成功を考えるなら、なくてはならない作業ですす。

まずはそこからはじめてください。
posted by career2.0 at 20:22| Comment(0) | TrackBack(1) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2010年01月05日

車で会社に行くときのマナー

大都市ではなく、地方の就職・転職活動であれば、公共交通機関がなく、自動車でその会社にいく場合もあると思います。

その場合の注意点をお伝えします。

1.原則、会社の駐車場は使わない

会社の駐車場は、会社の従業員、取引業者(工場であれば材料を運んでくる業者など)、会社のお客さまが利用するためのものです。
基本的には、会社の外にある駐車場に停めて、会社に行くようにしましょう。

2.「車で来てもいい」と会社から指示があった場合は、場所を確認する
 
会社から指定された駐車スペースがあればそれに従い、
いくつかあれば、できるだけ事務所から遠い場所にとめましょう。

3.会社の駐車場は、会社の一部です
 
当たり前ですが、会社の駐車場に車を停めたら、会社の中にいるのと同じことです。
そこで、車中でメイクをしたり、髪型を直したり、お弁当を食べたり、という品のないことはしてはいけません。
会社の敷地に入るまでに、済ませておきましょう。

4.相手が自動車関連の企業であれば、乗っていく車には気をつけましょう

例えばトヨタ系の部品会社に面談に行くのに、ホンダの車で乗り付けるのは、マナー違反でしょう。
学生であれば一々目くじらを立てることはしないでしょうが、中途採用、特に営業系の人であれば、そのぐらいの配慮はできるようにしてほしいものです。
その場合は会社の外に停めて、会社に車を乗り入れないようにします。

5.派手な車、改造車等、気をつけましょう

社員がみんなコンパクトカーに乗っている会社に、派手な外車で乗り付けたり、排気音のうるさいカスタマイズカーで来社したり、ということは避けて下さい。このあたりは相手の会社に合わせて考えて下さい。
posted by career2.0 at 11:07| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年08月19日

母校の名前が変わったとき

学生数が少なくなって近隣の学校と統合したり、市町村合併などで、母校の名前が変わることもしばしばあります。
そのとき、履歴書にはどのように書けばよいのか?というお問い合わせを時々いただきます。

もちろん決まったルールはないのですが、当時の学校名と、現在の学校名が両方わかるように書くのが一番親切だと思います。

たとえば、
2001年3月 A市立X高校(現:B市立Y高校)卒業


といった書き方はどうでしょう?
これなら、誤解も少なくわかりやすいと思います。
少なくとも応募書類を読む私個人としては、これで完璧です。

以前の記事「社名変更」の記事も参考にしてください。
http://jobhunt.seesaa.net/article/13187845.html


posted by career2.0 at 16:42| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年03月31日

別紙自己PRや志望動機の書式

履歴書やエントリーシート以外に、「自己PR」や「志望動機」のような文書を別に作成して送る方がいます。
会社も「自己PRをA4一枚以内で送ってください」と作成を要求する場合があります。
このような場合、特に書式は決まっていませんので、形式に悩む必要はありません。
「わかりやすさ」「メッセージの伝わりやすさ」が最も重要です。

基本的な書式は、下記のような形で問題ないでしょう。


●●株式会社御中
2009年5月10日
ABC大学 経済学部
高橋 太郎
○○@○○.ac.jp
TEL:△△-△△-△△

自己PR


1.(章タイトル)
私は〜〜



2.(章タイトル)
次に、〜〜



以上

■宛先はどちらでもいいでしょうが、●社に宛てて書いている、という意味を込めるため、個人的にはあったほうがいいと思います。
■日付と名前は絶対忘れずに。
■日付は作成した日ですが、履歴書等と一緒に出す場合は、日付をそろえましょう。
■連絡先はなくても構いません。スペースが少なければ削りましょう。
■大きく章を分けて、各章に見出しをつけると読みやすいでしょう。その章の内容を要約した見出しをつけるべきです。
■部分的に太文字や下線で、強調してもいいでしょう。ただしやりすぎで読みにくい人もおおぜいいるので、気をつけましょう。
■一番最初に2,3行で、全体の要約を書き、その後詳細を記述する、という形式も、わかりやすくていいと思います。いずれにせよ、読みやすさ、伝わりやすさに気をつけてください。


posted by career2.0 at 16:03| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年03月21日

訛りは直すな

地方の学校の方や地方出身の方から、「私には○○弁の訛り(なまり)がありますが、東京の就職活動では、訛りを直したほうがいいのでしょうか?」という質問を、時々頂きます。
学生の方と就職のカウンセリングでお会いしても、無理に標準語を話そうと苦労されている方が多くいます。

■訛りを直す必要はない
アナウンサーのような仕事であれば、訛っていてはいけないでしょうが、一般的な企業の場合、心配して訛りを直す必要は、全くありません。

まず企業は、応募者の訛りを評価するために面接するのではありません。当然ですね。
面接官で「こいつは訛ってるから入社させたくないな」と思う人は、まずいません。
私自身も絶対にそんな無意味な評価はしません。仕事の能力と無関係だからです。

東京の人が何を言っているのかわからないような方言は避けるべきですが、訛っている、イントネーションが標準語と違う、という状態は全く問題ありません。まず、その点は自信を持ってください。

■訛りはむしろ有利
私はむしろ、訛りはプラスに働くと思っています。

私の知人で、東京で自動車の営業をしている東北訛りの男がいますが、常に成績はトップクラスです。彼の武器の一つは、東北訛りです。彼は標準語を話せるのに、「戦略的に」訛りを直さず、訛ったまま、営業しています。

東京の人は、
訛り=田舎=素朴な人柄=誠実=信用できる
という連想をしがちです。
もちろん東北には良い人もいればズルい人もいるので、そういう連想は安直だし、偏見そのものですが、そういう偏見を利用しない手はありません。
東京で、相手を信用させるために、訛りはむしろ有効です。

聞き慣れていない東京の人にとって、訛りは記憶にも残ります。
「背が高い」とか「声が特徴的だ」というのと同じ一つの個性です。
直すのではなく「それをどうやって有利に使うか」という視点で、考えてみて下さい。

posted by career2.0 at 23:53| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年02月27日

覚えておくと便利な5個のビジネスメール表現

メールの書き方についての質問は多いので、「メールのマナー11」「メールで時候の挨拶は不要」「漢字を使いすぎない」など、メールや文章につて記事を書いてきました。
特に学生のかたは、ビジネスマンとメールすることに慣れていないでしょうから、不安もあると思います。今回、メールでよく使う表現をお教えします。本当は、簡潔にメッセージが伝われば表現は何でもいいのですが、相手が慣れた表現のほうが伝わりやすいですね。
文章のマナーは色々とありますし、独特な表現も様々なものがあります。 ただ、最低限、以下の5つの表現を知っておけば、おかしくないビジネスメールが書けます。あとは慣れるだけです。

1.「了解いたしました」
就職・転職活動でメールを使うときは、基本的に相手のメッセージに確認の返事をするということですから、これほどよく使う表現はないかもしれません。
「わかりました」「大丈夫です」「OKです」は少しカジュアルなので、目上の人には「了解いたしました」のほうが適切だと思います。
「承知いたしました」もよくあります。どちらでもいいです。
面接日時の件、●日●時で了解いたしました
という感じです。

2.「お世話になっております」
メールの最初に書く、定型のあいさつ文句です。これ一言で挨拶は終わりです。
ただし、会ったことがなく、はじめてメールする相手には「はじめまして」のほうがいいでしょう。

「拝啓 貴社益々御隆盛のことと・・・・・・」という面倒な挨拶は、メールでは不要です。読み手にとっては邪魔なだけです。
お世話になっております。貴社に応募しております佐藤です。
と最初に書いて、すぐに本文に入ってOKです。
もちろん、本当にお世話になっているかどうかは関係ありません。

3.「ご連絡ありがとうございます」
何か連絡をしてくれたら、お礼する。
表現というよりも、マナーとして、心がけましょう。
面接日時のご連絡、ありがとうございます

4.「ご査収下さい」
これは、「書類を受け取って下さい」という意味です。ビジネスシーンでよく使う表現です。
応募書類をメールで送ってくれと指示されて、目0るに添付して送る場合、
応募書類を添付いたします。よろしくご査収下さい。
というように使います。

5.「以上、よろしくお願いいたします。」
末尾の文章は、これで十分。
その後、名前と連絡先を書いてメール終わりです。

以上5つで、就職や転職で企業とやり取りするメールはほとんど書けると思います。
メールは簡潔、スッキリ、明瞭であることが何より重要です。短時間で読めること、読んですぐ内容が理解できることです。ダラダラと凝った表現を書くべきではありません。
普段書いていない方は慣れないと思いますが、私も学生時代の就職活動では、簡単なメールの返信に何十分もかけていました。がんばりましょう。

※上記を使ったメールのサンプル
(面接日時の連絡をもらい、応募書類をメールで送るよう言われたので、応募書類を添付して返事する場合)
株式会社海山商事
人事部 磯野波平様

お世話になっております。
貴社に応募しておりますABC大学の佐藤です。

面接日程のご連絡、ありがとうございました。
3月15日の16時で了解いたしました。

また、応募書類を添付いたします。よろしくご査収下さい。
以上、よろしくお願いいたします。

ABC大学 経済学部
佐藤裕子
TEL:○○−○○
E-mail:○○@●●
posted by career2.0 at 18:19| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

「漢字を使えば知的にみえる」という誤解

「に挑戦する事になりました」
「を達成する為に」
「が出来るよう」
「これから努力して行きます」
「〜をがんばって来ました」
「する様にします」
「で御座います」

とくに就職活動の学生さんの応募書類に多いのですが、
これらは「とりあえず漢字に変換したほうがいい」と考えてしまった、
もしくは、いきおいで漢字に変換してしまい、戻さなかった、
典型的な「読みにくい表現」です。

もちろん会社によってはこういう表現を好むカタい組織もあるでしょうが、一般的に言えば、読みにくいです。

また、「行きます」「来ました」というのは、「表現がカタい」という問題ではなく、物理的な移動でないのに漢字を使うのはビジネスシーンではほぼ誤りだと思います。

雑誌や新聞、本でこういう表記はしていませんよね。
ということは、こういう表記が多い文章を書く人は、活字を読んだり、読書をする経験が少ないのだと、一部の採用担当は思うでしょう。

ソフトの変換機能は万能ではありません。
読みやすさを機械は判断してくれません。気をつけましょう。

posted by career2.0 at 17:14| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年01月14日

言葉選び(略語、新語について)

年末年始、学生、社会人あわせて30人以上の方から相談を頂き、実際に6名の方とお会いしました。
昨今の経済状況を考えると、悩みが日増しに大きくなるのは十分理解できます。
残業禁止にとどまらず、「週休3日」になった製造業などもあります。考える時間が増えると不安も増しますよね。

ただ、前回のエントリでも書いたように、ここで、「今の仕事にしがみつく」のか、「余計な人がリストラされて、今後転職しやすくなるだろう」と考えて実力を蓄えるのか、
どちらも正しいですが、決して選択肢は「しがみつく」だけではないことをご理解下さい。

さて、一転して細かい話になりますが、ご相談される方の応募書類などを拝見していて、
略称や通称をいきなり使ったり、新語を登場させる方が多いのに驚きました。

例えば「メアド」や「ML」という言葉を応募書類に記載している人がいます。
これは端的に言って間違いです。

単なる「正式な言葉を使わないマナー違反」ではなく、もっと根本的なコミュニケーション上の問題を感じます。
それは、読み手の人物像を想像できていないということです。

よく言われますが、応募書類は、「あなたから企業へ出すラブレター」です。
そこまで理解しても、「企業への手紙」と思っている以上は想像力が働きません。
企業ではなく、「あなたから、企業の担当者への手紙」と思って下さい。

「●●株式会社」という人はいません。応募書類は企業が読んでいるのではなく、機械が読んでいるのでもありません。
あなたの応募書類を読むのは、そこの人事部長の山田さん、営業課長の田中さん、といった生身の人間です。


では皆さんは応募先の人物、例えば「機械メーカー、45歳、人事課長、鈴木さん」という具体的な人物を想像して、その人に宛てて応募書類を書いていますか?
そして、この鈴木さんが読み手だとして、「ML」は「メーリングリストの略」だと理解されると思いますか?

言葉選びにおいて、その人の想像力、コミュニケーション能力が見事に表れます。そして多くの企業の場合、それは仕事をすすめる能力です。
1.具体的な人物を想像すること
2.その人に向けた手紙のように応募書類を書くこと
3.その人が最も読みやすい日本語を使うこと

想像できなければ、あなたの親戚にいるような普通のおじさん/おばさんを想定してください。
そういう具体的な人物が、あなたの応募書類を読んでいます。

企業にメールを送るときに「ESを添付します」「GDについて」と書いていませんか?
企業が略して「ESをお送り下さい」「GDに来てください」と言ったのではないでしょう?
「エントリーシート」「グループディスカッション」を勝手に略すのは、友人の間だけにしましょう。

他にも「メアド」「メーリス」「ML」、友だちで同士で使う用語を鈴木さん宛に使っていませんか?
仮に鈴木さんがその言葉を知っていても、すんなり理解するのは無理です。

新語についても同様です。
「SNS」「CGM」「Web2.0」「SPA」「ロングテール」、、、
大学で最新のコンセプトを学んだ人に多いのですが、いずれもそれを相手に伝える努力がなければ、単なる「わかりにくい奴」です。
「わかりにくい人間」は、「コミュニケーションの下手な人間」です。それは「仕事ができない人間」と同義です。

相手の理解度を想像すること、そして必ず相手がすっと理解できるように、言葉と論理を選ぶこと。
コミュニケーションの基本であり真髄だと思います。










posted by career2.0 at 19:47| Comment(2) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年07月11日

とにかく返事を

就職活動でも仕事でもプライベートでも、ほとんどあらゆる場所で「ちゃんとした人だ」と信頼を得るための、シンプルなルールの一つを紹介します。
「必ず返事をすること」

以前勤めていたアメリカ系の会社では、何かメールをもらったり、何かをしてもらったら、「Thank you.」だけでもいいからとにかく返事をしろ、という暗黙のルールがありました。
個人主義的ですし、一匹狼が多い会社でしたが、だからこそこういう「最低限のコミュニケーションルール」を作って守ることで、チームワークを機能させていたのだと思います。

「Thank you」や「ありがとうございます」というメールは5秒で送れます。
(本当は「あり」と入力すれば「ありがとうございました」と変換されるよう単語登録しているので、2秒で送れます)
その5秒を面倒くさがって、返事をしなかった場合との差は絶望的です。

何かをしてくれたら、「ありがとうございます」と返事していますか?
何かの連絡に対して、必ず返事をしていますか?


ビジネスの現場で、「返事のできない人」が多くいます。
その人たちに、何も悪気はありません。目だって仕事ができない人たちでもありません。
ただ間違いなく言えるのは、それが重なると、少しずつその人への信頼は減っていくということです。

ここまで読んで「返事をするなんて当たり前でしょ」と思った方も多いでしょう。
でも実は、これがちゃんとできる人は少ないのです。

というのも、「●●さん、●日の●時は空いていますか?」と聞かれたら変事をする人でも、いくつかの条件がかさなると、返事がおろそかになります。
返事をしないで放置しがちないくつかのケースをご紹介します。

【例1】 あつまり
友人から10人くらい宛で、「●日に飲み会をします。都合がつく人はぜひ来てください」とメールが来たけれど、返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇予定がわからないので、予定がハッキリしてから返事しようと思っているうちに、
  忘れてしまった。
 ◇行けないけれど、わざわざ返事しなくてもいいと思った

  こういう人が多いでしょう。特に何の悪意もないわけです。

【例2】 告知
知り合いから「趣味で写真を撮りためたので、近所のギャラリーで個展をやります。お時間あればぜひいらして下さい」というような告知メールが来たけれど、返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇BCCで大勢の人に送っているし、いかないと思ったから

【例3】 問いかけ
同僚から複数の人に「〜〜と考えています。みなさんはどう思われますか?」と問いかけがあったけれど、返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇すぐには回答できないので、後で意見がまとまったら返事しようと思っているうちに、
  受信ボックスの下のほうにいってしまい、忘れてしまった。

【例4】 報告
知人から「9月より、A社に転職することになりました」という転職の報告があったけれど、特に返事はしなかった。
他に「引っ越しました」「結婚しました」等々、近況報告がBCCのメールが来たけれど、特に返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇報告なので内容はもちろん読んで、そのままにしておいた。

【例5】 事務連絡
就職活動で、会社から「●日●時より、当社で説明会をします。特に持ち物は不要です。」という一斉配信のメールが来たけれど、特に返事をしなかった。

 → 返事をしない理由
 ◇内容は理解したし、返事を求められていないので
 ◇多くの人に送っているだろうから、一々返事をしては相手に迷惑だと思った。

これら1〜5の全てのメールに全て返事をしている人はいますか?
私もできていませんし、ほとんどいないと思います。そして、私の周りにごく一部、これらに欠かさず返事をする人がいます。間違いなく彼ら/彼女らは周囲の強い信頼を獲得しています。

1〜5で共通しているのは、
1.複数の人に宛てたメールであること
2.返事を要求していないこと

だから、返事を忘れがちです。そもそも返事しなくてもいいと思っている人も多いでしょう。

しかし、返事はするべきです。
コミュニケーションはメッセージの伝達だけではありません。伝えることと受け取ることだけでは、掲示板や新聞・雑誌と変わりません。

■特にメール
人のコミュニケーションは、伝達に加えて「私はあなたのメッセージを受け取っています」というメッセージを相互に発信する、相互承認の作業です。
メールは、読んでいるだけだと新聞、雑誌と同じ単なるテキストですが、その向こうにはそれを書いた人がいます。その書き手の存在を想像して一言、言葉にして認めることです。信頼はそこから生まれます。

メールなど相手の反応がすぐにわからない手段では、返事がなければ、相手が読んでないのか、メールが誤送信されたのか、読んだけれどわからないのか、無視されているだけなのか、送った側はわかりません。

読んだ側が「読んだ。OK。」と心で思っているのは単なる自己満足です。決して良好なコミュニケーションではないのだと知っておきましょう。

■一言でいい
洞察に満ちた意見、ウィットに富んだ回答など、必要ありません。

まずは「ちゃんと受け取ってますよ」と常に言い続けること。

それが相手に「あの人は、私のメッセージを常に受け取ってくれている」という信頼を与えます。
メールを出した側に立つと、何の返事もないと少し寂しいですよね。返事がくると、うれしいです。そして返事をくれる人にはメールが出しやすくなります。
仕事の連絡であれば、伝わっているのかどうか心配です。「読んだ」ということだけでも教えてほしいことがしばしばあります。

■一言だけで、信用される
繰り返しますが、どんな連絡も一言でいいので返事をしましょう。
「メール読みました。内容了解しました」とか、「今回は参加できませんが、また誘ってくださいね」とか、「おめでとうございます!」とか、本当に一言でいいのです。

この一手間が、職場やプライベートの人間関係で効いてきます。
飲みにいくにしても、返事がない人は、自然と誘われなくなります。「今回は行けなくてすみません。次回ぜひ誘ってください。」と返事する人はずっと誘われます。その違いです。

多くの人は、毎回一言だけでも返事をくれる人を、自然と信用するようになります。そこには相互に、お互いの存在を認め合うというコミュニケーションが成立しているからです。
もっとわかりやすく言えば、返事ができるひとは「相手は返事があったほうがいいだろう」と相手の立場に立てる人です。だから信用されます。


■まとめ

よくある傾向
■返事を要求されていないメールは、放置しやすい
■「みんなへの連絡」は返事しないで放置しやすい
■難しいこと、わからないことは、返事をすぐにできないので放置しやすい
■あとで返事しようと思っていても、期限が決まってないので、放置しているうちに、そのメールが受信トレイの下のほうにいってしまい、そのままサヨナラ

知っておくこと
1.あなたがわかったつもりでも、返事をしなければ、相手は、あなたがそれを読んだかどうか、それをどう思ったか、決して伝わらない
2.簡単な報告でも送った側は、「返事がくると、うれしい」「返事が全くないと、さびしい」
3.返事をいつもくれる人には連絡しやすくなる。返事しない人には連絡がこなくなる
4.仕事では、簡単な連絡でも「確認しました」「了解しました」と、いつも一言返事ができる人は信用される

返事をするための方法
●メールは「基本的に返事をするべきものだ」というルールを自覚しておく。
(全社一斉メールや、メールマガジンなどは不要でしょうが、ほとんどの人は、自分が思っているよりも広い範囲の連絡に返事をしたほうが、今より信用される)
●メールは「要返信」フォルダをつくって、返事すべきものはそこに入れておき、返事が終わったら各フォルダに戻す。
●返事の期限を決める。期限を設定されていなくても、遅くても1週間以内に返事をする。
●わからないことは、「わからない」と返事をする。わからないのか、ただ無視されているのか、言わなければ相手には伝わらない



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2008年05月27日

[ビジネスコミュニケーション]曖昧な文章の例

前回に引き続き、ビジネスで必須の「誤解のないコミュニケーション」について、よく目にする「曖昧な文章」の例を出します。
考えながら話す「話し言葉」ではあるていど仕方ありません。
しかし、一度自分で確認できるはずの「書かれた文章」で、曖昧な日本語を使う人は、「読む側の立場に立って考える想像力がない」と思われるでしょう。

1.
私の尊敬する人は、父です。私は、父のように苦労をしていませんが、父の働く姿を見て、幼心に父のように家族を大切にする大人になりたいと思って来ました。

→「父親は苦労していない。私も父と同じように苦労していない」と読むことができます。
おそらく「父は苦労した」と言いたいのでしょう。
それなら
父は苦労しました。私は父のような苦労はしていませんが〜

と書くことで、曖昧さがなくなります。
「〜でない」と、否定形で文章を書くときは、その否定がどこにかかっているのか、明らかでない場合が多々あります。


2.
大学時代はマーケティング研究会に入っていました。そこは、関東マーケティング学会に所属していて、私はそこで幹事をしていました。

→どちらの幹事をしていたのかわかりません。
「それ」「そこ」などの代名詞を使うときは、それより前の文章に、該当するものが2つ以上ないか、確認するべきです。


3.
その学会は、複数の組織が加盟しており、小さい調整ごとの多い組織でしたが

→「小さい」の位置が曖昧なので、「調整ごとの多い、小さな組織」なのか、「小さい調整ごとが、その組織には多かった」のか、わかりません。

川端康成のノーベル賞受賞講演「美しい日本の私」(「日本」が美しいのか「日本の私」が美しいのかわからない)のように、あるものを説明する言葉を2つ以上使うと、曖昧さが増すので、避けるべきです。


4.
そこで半年前に書いた論文が海外の学会誌に掲載されたと教えてもらいました。

→「半年前」の位置が曖昧なので、半年前に何がおきたのかわかりません。
論文を書いたこと?それとも掲載されたこと?教えてもらったこと?

論文を書いたことであれば、
半年前に書いた論文が、海外の学会誌に掲載されたと教えてもらいました

と「、」の位置を考えましょう。

掲載が半年前なのであれば
私の書いた論文が、半年前に海外の学会誌に掲載された、と教えてもらいました

と、「、」と「半年前」の位置を変えましょう。

教えてもらったのが半年前なのであれば、同じように、
書いた論文が海外の学会誌に掲載されたと、半年前に教えてもらいました

と書きましょう。

■「1対1の原則」

いずれも、「説明・形容」と「その対象」とが1対1になっていないことから、おきる問題です。

「大きな美しい山と海に囲まれた町」は、どれが美しくてどれが大きいのか、どんな町なのか、何がなんだかわかりません。
エッセイや日記であれば、雰囲気は伝わります。
しかし、ビジネスコミュニケーションでは、この文章は最悪です。

仕事をする人は、このような曖昧な(多くの解釈が可能な)文章を嫌います。
この調子で日本語を書く人には、お金のやりとりなど、とても任せられないと企業は判断します。

企業は、このような基礎的な文章作成能力を、敬語や言葉遣いよりも、はるかに基礎的な能力として重要視します。(敬語は覚えてもらえばいいのです)

曖昧な日本語でビジネスをすると、相手は自分の解釈が正しいのか確認しなければならず、ストレスを与えます。日時・場所・金額、個数など重要な用件については、最初から曖昧であることは許されません。

文章力は、読む側の立場に立つことができる「想像力」の一つの現れです。

書いた文章を提出/送付/送信するまえに、時間を置いて、もう一度確認しましょう。あるいは他人に見せて確認してもらうのが最適でしょう。
posted by career2.0 at 19:22| Comment(0) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年05月13日

ビジネスコミュニケーションに絶対欠かせないこと

面接の日程について、企業から「来週の空いている時間を教えてください」と言われました。
あなたは以下のように回答します。
来週火曜か水曜の午後であれば大丈夫です。

わがままを申し上げて恐縮ですが、何卒調整よろしくお願いいたします。
さて、この回答のどこが間違いでしょうか?

何が間違いなのかわからない/曜日だけ書いて日付を入れていないのがよくない/「大丈夫」という言い方が軽すぎる/「調整」は「ご調整」と丁寧に書くべき、、、
最初にそう感じた方は要注意です。

■曖昧を避けることが最優先

この文章の最大の欠点は、上のどれでもなく「曖昧であること」です。
具体的に言えば、日程について2種類の解釈ができることです。

この文章では、「午後」が「水曜」にかかっているのか、それとも「火曜か水曜」にかかっているのかわかりません。

だから、面接可能な日程が
解釈1.「火曜の午後と、水曜の午後」
解釈2.「火曜は終日で、水曜は午後だけ」

という、2通りの解釈ができます。

正確な日時が明確に伝えられないのですから、ビジネス上は重大な欠陥のある日本語です。

こういう日本語はビジネスの現場でもよく目にします。私自身も気づかず使ってしまうときがあります。

解釈1.火曜日の午後と水曜日の午後が空いているなら、
火曜日の午後と水曜日の午後
と書くべきです。
ここから、より正確に書くなら、
20日(火)の13時以降、21日(水)の13時以降
のように、日付、曜日、時間をはっきりと書くべきですね。
2通り以上に解釈される可能性がありません。

解釈2.「火曜日は終日、水曜日は午後が空いている」という場合、
20日(火)は終日、21日(水)は13時以降

と書くべきです。

■必要な情報を提供する

別のケースで考えましょう。
冒頭と同じように、空いている時間を教えてくださいと言われて、21日(水)が終日空いていた場合、
21日(水)が空いています。
と答えてよいでしょうか?

これもよい文章とは言えません。
理由は「時間」を尋ねられているのに、「日」を答えているからです。

「特に時間を書いていないのは、一日中空いているから」というのは、書く側の「相手がわかるだろうという思い込み」です。

受け取る側は、

解釈1.21日が終日空いている
解釈2.21日の一部の時間が空いているが、時間を書き忘れている


どちらか区別がつかない可能性があります。
だから、おそらく解釈1だと思いながらも、「21日は終日OKですか?」と再度確認するケースがあり、そこで時間と手間のロス、ストレスがうまれます。

ビジネスの世界で、特に親しい間柄でもない場合、「おそらく伝わるだろう」と何かを省略するのは、未熟なコミュニケーションです。

コミュニケーションのトラブルの多くはこのような「相手は、自分の意図をわかるはず」と、勝手に相手に行間を読ませる自分中心の考え方に端を発しています。

「誰が読んでも同じようにわかる」日本語でなければ、ビジネスコミュニケーションとしては未完成だと言えるでしょう。


■ビジネスコミュニケーションに欠かせないもの

ビジネスコミュニケーションについて、概略を前回の記事で書きました。
コミュニケーションについて「誰もが大切だというし、向上させたい」と思っていても、「あまりに多くのことが語られていて、何をしていいのかわからない」というのが正直なところでしょう。

その理由は、目指すコミュニケーションについて語るときに
1.正確であること
2.上手であること

の2つが混在していることにあります。

例えば、冒頭に挙げた面接日程の回答で「わがままを申し上げて恐縮ですが、何卒調整よろしくお願いいたします」と付け加えるのは、丁寧で「2.上手い」ことです。「1.正確である」こととは無関係です。

質問した人が何より知りたいのは、「面接可能な日時」です。
どれだけ上手い表現であっても、「面接可能な日程」について、曖昧な情報提供であれば、その返答は失敗です。だから冒頭(A)の返事は失敗です。

繰り返しますが、敬語の正しさや言い回しの上手さではなく、ビジネスコミュニケーションで最も大切なのは正確であることです。

ここでいう「正確さ」は、言葉を正しい意味で使う、という意味ではありません。
ビジネスコミュニケーションで求められる「正確さ」は、以下の2点をクリアしていることです。
1.必要な情報が漏れてないこと
2.曖昧でないこと(解釈が一つしかできない日本語であること)

「大切」より「必須」と言ったほうがいいでしょう。正確でなければコミュニケーションがそもそも成立しません。

日程、場所、書類、金額などについて、正確な事務連絡ができる。

これは、地味な能力ですが、ビジネス能力の根幹にある能力の一つです。そして、できない人が多いのも事実です。

ビジネスコミュニケーションを、「相手の意図をくみとって、相手の求めるものを提供する」とか、「多くの人と仲良くなり信頼関係を築く」という高度なものだと考えている人が多くいます。

その前に、遥か手前にある「正確な連絡」について、おろそかになっていないか、自分の書く文章、話す日本語をもう一度点検してみてください。

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2008年05月02日

「コミュニケーション能力」は存在しない

【漠然とした「コミュニケーション能力」】

企業は、よく「コミュニケーション能力のある人がほしい」と言います。
応募側はよく「コミュニケーション能力には自信がある」と言います。

そういう場合、私は必ず「コミュニケーション能力とは何ですか?具体的に何ができる能力のことですか?」と、企業にも、応募者にも質問します。明確に答えられない人も多いですし、答えがあっても内容はバラバラです。
ある人は「思ったことを言葉にする力」だと言うし、ある人は「聞く力」だと言い、またある人は「論理的な思考力」だと言います。
誰も共通の定義を持っていない能力なのに、「重要」とされ、その能力を相手に求めたり、自信があると言ったりしているわけです。

「コミュニケーション能力とはなにか?」、共通の理解がなければ、どうやって向上させればいいのかわかりません。
努力して向上させられるものかどうかもわかりません。

【誰に対してのコミュニケーションか?】
世の中にはこういう例があります。
・母親は、自分の赤ちゃんの泣き声や表情、動きなどで、赤ちゃんの感情の変化を見事に読み取ります。
・「潜水服は蝶の夢を見る」という映画で、脳に障害を負った主人公は、左目の「まばたき」だけで意思表示し、それを読み取る人とともに、一冊の本を書き上げました。
・宮大工の西岡常一は(他の多くの職人の世界もそうですが)、若い職人に対して、何一つ言葉で技術を教えません。若手はベテランの仕事を見て学びます。それが連綿と何世代にもわたって続いています。

これらは全て立派な「コミュニケーション」です。
お互いが伝えたいことを伝え、相手が理解するなら、コミュニケーションが成立しています。
コミュニケーションは常に相手のある話です。どれほど理路整然と説明したとしても、相手がわからなければ、コミュニケーション不成立です。長年連れ添った夫婦のように「あれ」とか「それ」だけでも伝わるなら、コミュニケーション成立です。

このように「相手の理解度」がコミュニケーションの成立を表すのですが、「誰を相手にしたコミュニケーションか」決まっていないのに、「コミュニケーション能力」が「ある」とか「ない」とかいう根拠はなんでしょう?また、会社が求めている相手がよくわからない「コミュニケーション能力」とは、なんでしょうか?

【企業の中のコミュニケーション】
■例1
毎回4〜5人参加する定例の会議があり、若手のあなたが今回資料を5部用意しました。
しかし実際会議に出てみると7人いました。上司が言います。「どうして、資料が足りないの?」

そのときの答えとして、適切なのはどれでしょう?

1.「参加者7人なのに、5部しか印刷していないからです」
2.「今までのイメージで、参加者が5人だと思っていたからです」
3.「すみません、すぐ2部コピーしてきます」

1は「直接の原因」、2は「根本原因」、3は「謝罪と問題の解決」です。
「どうして?」という疑問に対して、論理的に正しい回答は1→2→3の順です。
一方、会社で正しい回答は3→2→1です。

■例2
上司と一緒に顧客先に行こうと会社を出たら、急に雨がふりはじめました。
上司が言います、「大事な商談なのに、どうして雨がふるんだ?」

適切な回答はどれでしょう?

1.「低気圧が大陸から近づいているからだと思います」
2.「雨のふる仕組みは、 文系なのでわかりません」
3.「そうですね、イヤになっちゃいますね」
4.「すみません。僕が雨男なのかもしれません」

■例3
営業の後輩から相談を受けました。「どうして僕はうまく売れないんでしょうか?」 

適切な回答はどれでしょう?
1.「まだ、商品知識と経験が足りないと思うよ」 
2.「がんばれ。応援してるよ」
3.「そうだね。客も君から買わないなんて、ひどいね」 
4.「営業のことなら、●●さんに聞いてみたらどうだろう?」 

【文脈を読む力なのか?】

特にどれが適切とは書きませんし、正しい答えもありません。
人は「なぜ?」と言う場合、原因が知りたくて「なぜ?」と言っているだけではないのです。原因が知りたい場合、目的が知りたい場合、自嘲している場合、怒っている場合などのパターン(文脈)があります。それは、人や場面によって毎回違います。
どのパターンの「なぜ?」なのか考え、相手の求めている文脈で回答することです。そういう「文脈の読める」人を「コミュニケーション能力がある」と言っています。

それは論理的思考力とは違う能力です。しかし、論理的思考力と文脈を読む力が混在して語られるところに、コミュニケーション能力のややこしさがあります。
  
しかし、この「文脈を読む」というイメージで、「コミュニケーション能力を重視する」と言う会社は、「うちの会社の人の言いたいことがわかる人がほしい」と言っているだけです。企業の数だけルールや文化があり、人の数だけコミュニケーションがあるのに、「コミュニケーション能力」の一言でまとめるのは乱暴な話です。だからこそ、はっきりと定義できていないのだと思います。

【「コミュニケーション能力」という能力はあるのか?】
普遍的な「コミュニケーション能力」 というものは存在しません。
どんな形であれ、相手と意思疎通ができればコミュニケーションであり、できない場合「コミュニケーション能力がない」のではなく、相性が悪いだけです。コミュニケーション能力が高いと言われる人でも、知らない言語の国では、身振り手振りでわずかしかコミュニケーションできません。
国内であっても、企業ごとに独自の言語を持っており、企業や業界を変えるとうまくコミュニケーションできない、というケースが多数あります。

だから、人それぞれなので、なすすべがないのか?というとそうでもありません。
狭義の「ビジネスコミュニケーション」と呼ばれる能力はあります。それは、ビジネス界の一部で、「コミュニケーション」というカテゴリで語られる能力のことです。

1.表現力(誤解のない、わかりやすい日本語で話す、書くことができる)
2.論理的思考力(よい論理をつくるちから、論理を理解するちから)
3.マメである(きちんと返事をする、報告・相談・連絡をする)
4.文脈力(相手の「言っている」ことだけでなく「言いたいこと」がわかる) 
5.表現力(暖かい・柔らかい・気持ちよい印象で話す・聞くことができる)
6.コミュニケーションツールを使える(ソフトやメールなど)
7.説得力(相手を引き込み、納得させる力)
8.度胸(初対面の人と話しても緊張しない)
9.異国とのコミュニケーション能力(外国語ができる)
10.・・・・

などなど、無数にあります。
ただ、よく見るとこれは結局「仕事ができる」と言っているに等しいのです。
「コミュニケーション能力のある人がほしい」というのは、結局のところ、「仕事ができる人がほしい」と言っているだけです。
逆に言えば、何も言っていないに等しいわけです。

私たちに必要なのは、漠然として何も表していない「コミュニケーション能力」について「ある」とか「ない」とか悩むよりも、
企業が具体的に言わない「コミュニケーション能力」を形作る、それぞれの要素を、個別に、具体的に理解して、向上させることです。

人によってコミュニケーションのあり方は違います。文章が得意な人もいれば、初対面の人と話すのが得意な人もいます。人の数だけコミュニケーションがあります。どこを強化して何を補うのか、そしてそれは誰に対するコミュニケーションなのか、自分のコミュニケーションの現状やあるべき姿を知ることが、コミュニケーション能力について考える第一歩です。

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2008年04月07日

電話を受ける時のマナー&会話の例

前回の記事では、「電話をこちらからかけるとき」のマナーについてご説明しました。
今回は「電話が向こうからかかってくるとき」の受け方についてご説明します。

1.名前を言って電話に出る
「もしもし」と電話に出てはいけません。必ず、「はい、佐藤でございます」と名乗りましょう。
「もしもし」は、ビジネスの世界では通常使いません。
(携帯などで相手の声が聞こえなくなって「もしもし?」と確認することはあります)


2.静かな場所で。話しづらいときは移動するか、折り返す。
携帯の場合、騒がしい場所で出てしまう場合があります。
すぐに移動できるなら、
静かな場所に移動しますので、少々お待ち頂けませんでしょうか?」
と説明して、静かな場所に移動しましょう。
すぐに移動できない場合は、
「いま、騒がしい場所におりますので、2分後に折り返しお電話しても構わないでしょうか?」
と確認して、静かな場所から折り返し電話ましょう。


3.復唱し、メモするため、遠慮せず会話を止める。
相手の話の内容は、電話を切った瞬間に忘れることがあります。
日時や場所、書類の内容など、重要な事項は、必ず聞き、復唱しながらメモします。
メモするために、会話をとめても構いません。
「すみません。忘れないようにメモしたいので、少し待ってもらっていいでしょうか?」
といって復唱しながら、メモを取りましょう。失礼ではありません。
内容を間違えて理解したり、忘れてもう一度聞くのが一番失礼です。


4.着信履歴があれば、必ず折り返す

これは、マナーです。何度も相手にかけさせるのは失礼です。基本は目下の立場からかけるべきですから着信があれば折り返しましょう。
例えば人事部からの電話でも、番号表示は代表電話になっている場合があります。
人事部からの電話ということが明確で、人事部の電話番号を知っているのであれば、代表電話番号ではなく、直接人事部にかけましょう。
どこの会社かわからない場合は、インターネットで検索すれば会社がわかる場合もあります。
そこまでする余裕がなければ、とりあえず折り返しましょう。


とりあえず、採用担当部署までつないでもらい、自己紹介した後は、
「先ほど、御社のどなたかからお電話を頂戴しまして、あいにく出られなかったのですが、、」
と説明したら、電話した人を探してくれます。

5.留守電も必ず折り返す

企業側が留守番電話にメッセージを残す場合があります。
ふつう重要事項は留守電には残しませんが、連絡事項を留守電に残す場合もあれば、「またお電話します」と言う場合、「お時間あるときにお電話ください」という場合もあります。全て、折り返し電話します。
「また電話します」と留守電にメッセージが残っていて、「また電話が来るから待っていればいい」と思ってはいけません。
もちろん待っていれば電話はかかってきますが、やはり気づいたらこちらから電話するのがよりよいマナーです。

留守電に用件が残っていた場合、友人であればメッセージを聞けば完了でしょうが、ビジネスコミュニケーションは、「内容を確認した」ことを伝えるのがマナーです。
必ず折り返して、内容を復唱し、理解したことを相手に伝えましょう。
「先ほどは、お電話に出られず、すみませんでした。留守番電話の内容、了解いたしました。25日の14時に〜(聞いた内容を復唱)ですね。」

と、確認します。

上記、いずれも就職活動・転職活動だけのマナーではなく、ビジネスシーンでも、マメな人は実践しています。いい営業マンは、こういう細かいコミュニケーションでマメに対応して、信頼関係を築いていきます。学生さんは慣れないと思いますが、まずは正確にあいての言うことを理解し復唱するところからはじめましょう。

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2008年03月23日

【応募書類】送る前のチェックリスト

履歴書・職務経歴書などの応募書類を郵送(もしくはEメールで送付)する時、これだけはチェックしましょう。
※書き方の詳細にについては、こちらの記事をご参考に。


【履歴書・職務経歴書】

□ 履歴書に写真は貼ってあるか?

  (糊がはがれていないか、裏に名前を書いてあるか)

□ シミ、ヨゴレなどないか?

□ 誤字・脱字はないか?
  (もう一度読む。企業名を(株)など略していないか)

□ 修正液・修正テープなどを使っていないか?

□ 記入漏れはないか?
  (日付欄、印鑑欄など確認)

□ 記入日の日付は古くないか?
  (送付する当日の日付が望ましい) 

□ 学歴・職歴は最後「以上」で終っているか? 

□ 志望動機や自己PRが送付先企業に向けた内容になっているか?
  (別業界用の志望動機などを、間違えて書いていないか)

□ 複数枚の場合、ページ番号を記入して、ホッチキスかクリップでとめているか?
  (2枚の場合、「1/2」「2/2」とするとわかりやすい。
   横書きの書類で、ホッチキスは左上でとめる) 

□ サイズの違う書類が混在していないか?
  (履歴書がB5、職務経歴書がA4などの違いは読む方は迷惑。統一するべき)


【郵送にあたって】

□ 応募期日に間に合うか?
  (厳しい場合は速達にする。間に合わない場合は電話して相談する。)

□ 必要な書類を全てそろえたか?
  (相手が要求していた書類は何か、もう一度確認しよう)

□ 応募書類はコピーをとったか?
  (それを元に面接するので、必ずコピーを手元に残しておく)

□ 書類送付状はつけたか?
  (宛先の企業名、部署名、内容はあっているか?※書き方はこちらを参考に)

□ 書類送付状に書いている順番に、書類が並んでいるか?
  (一番上は書類送付状)

□ 書類送付状の日付は履歴書その他の日付と同じか?
  (投函日が望ましい)

□ 宛先企業名で、(株)や(財)などの略称を使わず、正式名称で書いているか?

□ 書類送付状の宛先は、個人宛ての場合は「〜様」、
  部署宛ての場合は「〜御中」としているか?


□ 封筒にシミ、ヨゴレはないか?

□ 封筒に宛先は書いたか?
  (宛先の住所、企業名、部署名を確認)

□ 封筒の宛先企業名で、(株)や(財)などの略称を使わず、正式名称で書いているか?

□ 封筒の宛先は、個人宛ての場合は「〜様」、
  部署宛ての場合は「〜御中」としているか?

  (企業が用意した返信用封筒などで「〜行」となっている場合、
  「行」を二重線で消して、「様」か「御中」を横に書く)

□ 封筒の表に「応募書類在中」と赤字で書いたか?

□ 封筒の裏に住所・氏名を書いたか?

□ (郵便の場合)必要な切手を貼ったか?
  (料金がわからない場合、想像で貼らずに調べるか、郵便局に行く。(郵便料金表
  コンビニからヤマトのメール便を利用してもよい。)

□ 封を糊付けしたか?
  (糊付けの真ん中に、×を書く。封をしたしるし)  


【Eメールで送る場合】

□ 応募期日に間に合っているか?
  (もし遅れているのに、何とか送付したい場合は、一度電話して相談する)

□ 宛先のメールアドレスはあっているか?

□ メール本文の宛先、企業名、部署名、担当者名は書かれて、内容はあっているか?
  (※書き方はこちらを参考に)

□ 宛先企業名で、(株)や(財)などの略称を使わず、正式名称で書いているか?

□ 必要な書類を全て添付したか?
  (相手が要求していた書類は何か、もう一度確認しよう)

□ 正しい書類を添付したか?
  (添付した書類をもう一度開いて、確認する)

□ メール末尾に自分の名前、連絡先を書いているか?
以上、チェックできましたか?

私が応募書類を読んでいて、よくあるミスは、以下のようなものです。
気をつけてください。

●写真がない
●明らかに別の企業あての内容である
●「人事部御中 佐藤様」など、「御中」と「様」を同時に使っている
●書類送付状がない (ミスとはいえませんが、マナー違反です)
●書類を添付しないままメールを送っている
●書類の中の日付がだいぶん古い (一ヶ月前の履歴書は送るべきではない)

//
posted by career2.0 at 23:05| Comment(1) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年03月15日

メールのマナー&テクニック11+文例(面接)

メールで企業とやり取りすることが多いと思います。
電話や手紙とは少し違うマナーもありますので、メールのマナーも知っておきましょう。

1.必ず返事する
企業から連絡があった場合、必ず返事をしましょう。
返事をしなければ、あなたが読んだかどうか相手はわかりません。自分だけ読んで納得しているのは、単なる自己満足です。
例えば「説明会には筆記用具を持ってきてください」というメールでも、「了解しました」と返事をするのがルールです。
簡単なメールについては返事をしない人が多くいますので、注意してください。こういう地味だけれど大事なことができる人を求めている企業は多いです。
ときどき「相手が忙しいから返事しないほうがいい」と言う人がいますが、その発想は完全な間違いです。伝わったかどうか確認する手間のほうがはるかに面倒です。細かい事務連絡を確認できない人は、一般的に「仕事ができない人」です。

2.簡潔であること
時候の挨拶は不要です。丁寧すぎて長い文章は、読む側に迷惑です。

3.復唱確認すること
「OK」「了解」だけではなく、日時などの重要事項は、確認のためにこちらからも重要事項を書きましょう。
電話でも「わかりました」ではなく、「●月●日の●時ですね、わかりました」と内容を復唱することで聞き間違いがないことを相手に伝えられるし、誠実なコミュニケーションがでます。メールも同じです。

4.元のメールは残したまま返信を書く
元のメールは、引用して残しておく。
どの内容について何を返信したのか、やりとりがわかるので、元のメールを残したほうが正確。何度もメールを往復する場合、最新のメールだけをみれば、今までのやり取りが全てわかる。

5.携帯メールは緊急時のみ
PC故障など緊急時以外は、PCメールを使いましょう。
会社にもよりますが、携帯でのメールを雑なツールだと思っている人も多いです。携帯しかもっていない場合は、携帯からウェブメールを利用しましょう。

6.タイトルは要件を明確に
メールのタイトルは、「OB訪問のお願い(△△大学 田中)」「応募書類送付(●●大学 高橋)」など、内容がはっきりわかるものにしましょう。タイトルに一言名前を入れておくと、さらにわかりやすいです。

7.直前の日程変更やお詫びなどは、メール&電話
一言でも肉声を伝えると信頼が増します。
メールはあくまで事務的な連絡ツールです。お詫びやお願いごとをメールだけですませると「ラクをするな」と反発する人も会社には結構います。

8.添付ファイルは最初に添付してからメールを書きはじめる
「ファイルをご確認下さい」というメールなのに、そこにファイルが添付されていないことが多くあります。そういう経験をした方も多いでしょう。
メール本文を書き終わったら、満足して送ってしまうのだと思いますが、そうならないために、最初にファイルを添付して、それから本文を書き始めます。

9.複数の用件がある場合、最初に数を説明&箇条書き
1メール1用件が望ましいのですが、2個以上の用件を相手に伝える場合は、必ず最初に「2件、用件があります」と説明しておきます。
その後、「1.〜  2.〜」と箇条書きにすることで、伝えモレを防ぎます。

10.よく使うフォーマットは下書きに登録しておく
例えば下記のような文章を登録しておき、内容に応じて文章を追加・修正すれば、メールを書く能率はかなり向上するでしょう。
株式会社●●
○様
お世話になっております。○○大学の山本でございます。
メール頂きありがとうございます。

(ここに用件)

何卒よろしくお願いいたします。

○○大学 法学部 山本一郎
TEL:〜〜
E-mail:〜〜

11.送る前に確認
あわてて送らないこと。
送る前に一呼吸おいて、こちらの記事の後半「Eメールの場合」のチェックリストで確認しましょう。
「応募書類送付前のチェックリスト」


■■メール文例■■

日程調整のメール 
「4月10日(月)の15時〜はどうか?」と、面接日程の連絡が来たら。

→「OKの場合」
●●株式会社
人事部 ●●●●様

お世話になっております。
○○大学●●学部の(氏名)と申します。

面接日時のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

4月10日(月)の15時に面接のお時間を頂けるとのこと、了解いたしました。
場所や持ち物等も了解いたしました。

お忙しい中、日程を調整頂き、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000


→「NOの場合」
まず、メールに加えて、直前であれば電話でも伝えましょう。
メールで、ただ「その日はダメです」というよりも誠意のある対応です。

メールした上で電話して、「メールもさせて頂きましたが、大変申し訳ないのですが、10日の都合がどうしてもつけられず、できれば変更していただきたいと思いまして、、、」と説明すると、相手は「マメな人だな」と思います。

相手に無理をいうときは、必ず「肉声+文章」です。これもうまく仕事を進めるためのコツです。
●●株式会社
人事部 ●●●●様

お世話になっております。
○○大学●●学部の(氏名)と申します。

面接日時のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、4月10日(月)の15時はゼミがあり、
欠席することができません。
よって貴社にお伺いすることができないのですが、
可能であれば、●月●日もしくは●月●日に設定頂くことは可能でしょうか?

面倒を申し上げて、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000


「候補の日時をいくつか教えてください」と連絡が来たら。
●●株式会社
人事部 ●●●●様

お世話になっております。
○○大学○○学部の(氏名)と申します。

ご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
私の予定ですが、来週の下記日程はお伺いすることが可能です。

●月●日(火)午後
●月●日(水)15時〜18時
●月●日(金)終日

上記日程で面接日程を調整頂くことは可能でしょうか?
大変お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000



面接のお礼メール
スピードが重要。当日、遅くても翌日に書くこと。みんなに同じ文章をコピーして送っていると思われないように、具体的な内容を書くこと。普通は面接にお礼のメールはしません。あくまでプラスアルファですので、雑なメールであれば送らなくていいです。
●●株式会社
●●部 ●●●●様

本日、面接をして頂きました、○○大学○○学部の(氏名)と申します。
本日はお仕事お忙しい中、貴重なお話を頂き、大変勉強になりました。

私は医薬品業界を志望するにあたり、文系出身であることから不安に感じておりました。
本日●●様のお話を伺う中で、文系出身者なりの付加価値を考えること、そして医薬品への勉強を続けることで、知識面では十分追いつく可能性があることを知り、自信を持ちました。
本日の話を励みに、今後も就職活動を続けて参る所存です。
本日は誠にありがとうございました。

●●大学 ●●学部
(氏 名)
TEL:000-000-0000
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2008年02月27日

気になる履歴書

履歴書・自己紹介書で、人の仕事の能力の全ては判断できません。判断できるのは文書を作る能力だけです。それ以外は、会って話をしてみなければ何もわからないと思います。

数え切れない履歴書に目を通しましたが、やはり会ってみると予想を裏切られるケースがあります。ただし、経験を積むとそのケースも減ってきて、80%くらいの確率で想像した人物像と合致します。

会社が履歴書を要求するのは、事前に人物像を想像し、面接のときに聞きたいことを考えるためです。そこで人を評価するためのものではありません。もちろん履歴書レベルでの足切りは行われます。それはあくまで応募者が多くて、全員と会う時間がとれない場合(新卒や、中途でも応募多数の場合)や、明らかに求める人物像に合わない場合(経験者を募集しているのに、未経験である場合など)です。

だから「内定の取れる履歴書」というものはありえません。あくまで履歴書や自己紹介書は「書類選考で落ちない」という目的に絞って考えるべきだと思います。

◆マナー本を意識しすぎないように

よく言われている、細かいマナーは気にしないで下さい。
例えば、朱肉がどうとか、ボールペンがどうとか、写真はスピードではなく写真屋でとか、元号か西暦か?とか、そういうところは、なんでもいいです。
企業はそんなところで審査しません。仕事の能力と関係ないからです。
就職本やサイトをみると、変なことがたくさん書いてあります。
<職歴がない場合の「なし」は、「な し」と一文字空けて書く>
とか、、、正直こんなことまで指導する人がいることに驚きます。
採用側にとっては、全くどうでもいいことです。採用側もそんな細かいところことをチェックしているほどヒマではないですし、それを見ていても有能な人材は採れません。

今から説明する「気になる」というのは、悪い意味で気になるポイントです。「仕事がデキる人は、こういうことはしないだろうな」と思うポイントです。

こういうポイントが多い人は、書類選考の通過の順位が下がります。
もちろん「気になる」だけなので、面接で実際に確認してみよう、という方向に働くかもしれませんが、倍率の高い応募の場合は、こういうポイントは意識してください。


■手書きである。
正直に言えば、「いまどき手書きなの?パソコンで上手く作れないの?」という印象を受けます。 
この件は繰り返し言っていますが、手書きじゃないとダメ、手書きが常識、という価値観は採用側にはありません。
PCでつくると評価が下がる、という会社は今はないと思ってください。

実際のビジネスで手書きで文書をかくことは、ほとんどありません。
私も、何か頂いた場合の「お礼状」だけです。
達筆であることはすばらしいことですが、日常のビジネスシーンでは有利に働かないのです。

「達筆だけど、パソコン使えない人」と、「字が汚いけど、パソコンで文書をうまく作る人」
もちろん後者を採用するのが、今の会社です。

だから履歴書はPCで作って、PCスキルがあることをアピールするほうがむしろ効果的です。
特に、ある程度年配の方の転職活動で、手書きの履歴書の場合、PCで文書つくれないの?

もちろん、PC能力が関係のない職種であれば、手書きでもいいと思います。
 
手書きで書くと、PCでつくる場合の何十倍の時間がかかります。その割に同じ枠に書き込める文字量は少なくなります。
何社も書いて、疲れると手を抜いてしまい、質が下がります。
読むほうも、手書き文字は読み慣れないので疲れます。お互いに負担がかかって、いいことがありません。
どうか変な噂にしたがって、貴重な時間をムダにしないで下さい。

記事「履歴書は手書きでないとダメ?」


■内容が少ない

「簡潔」と「少ない」は別です。
例えば、「400字と言われれたら8割は埋めないと落ちる」というような、これまた変な噂がありますが、文字量の問題ではありません。文字量で機械的に選抜するような選考に意味はないです。

応募書類の文章には、「簡潔明瞭であるべき文章」と「熱意を示す文章」の2種類があります。
志望動機は、どちらかといえば後者です。職務経歴や自己分析については、前者です。その区別をまちがえてはいけません。

例えば志望動機で、
A:「●●業界での経験を生かしたいと思いました」
と書いているのと、
B:「●●業界で●年間働き、精一杯経験を積んで参りました。その経験を御社でも必ず生かせると思いました」
と書いているのを比べると、内容はほぼ同じです。ただ、Bのほうが熱意は感じませんか?
特に、両者を並べると、Bの人から会ってみようかな、と思うのは採用側の心理として一般的だと思います。
多少文章が下手でも一生懸命書いているのであれば、会ってみようという気にはなります。


■敬語ではない
「●●に従事してきた」「●●ができる。」「●●操作可能。」「●●である。」など、断定的な口調の文章が、年配の方の応募書類に多いです。経験豊富であり、自分自身のキャリアにプライドを持っている方だと思います。
ただ、就職・転職は、自分自信を売り込むセールス活動です。応募企業は、お客様です。
セールスするときは敬語。プライドは持っていても腰は低く。鉄則です。


■写真が暗い
写真は、スーツ姿であれば、駅前やコンビニのスピード写真で結構です。あるいは白い壁を背景に友人にデジカメで撮ってもらっても構いません。伊勢丹や写真屋に行って高いお金を払って撮る必要はありません。
タレント事務所やテレビ局のアナウンサーの採用なら別でしょが、普通の企業は、顔で人を選びません。
ただ、あえて一つ言うなら、表情が明るいといいでしょう。ポイントはそれだけです。
あきらかに目つきが悪かったり表情が暗い印象になってしまうことは避けてください。
具体的には、目をきちんと開いて、口角を上げた状態で写真に写っていればそれで十分です。スピード写真で十分にできます。企業が写真についてそれ以上のことを評価することはありません。


■書類送付状がない
おそらく「履歴書の書き方ポイント」などの本を読んで、履歴書の細かいマナーを気にして書いている割には、封筒に履歴書だけを入れて企業に送ってくる応募者がいます。
ビジネスで、相手に書類を郵送する場合、送付状を付けるのがマナーの鉄則です。例えば顧客に書類だけを送るなんて、ビジネスシーンでは考えられないことです。
だから、もし社会人経験のある方で送付状がない場合は、ビジネスマナーを知らない人だと判断します。新卒の方であれば、知らない人も多いと思いますが、もちろん入れたほうがいいです。
送付状は、簡単なもので結構です。パソコンで書式を一つ作っておくと、便利です。

記事「送付状の書き方」

封筒は茶色じゃなくて白色でないとダメか?という質問もありますが、それもどちらでも構いません。封筒は、たいてい人事が開封したあと、捨てます。安いもので結構です。


■空白期間が長い
大学を卒業して2年後に就職しているとか、1社目の退職から2社目の入社までに1年間の期間があるなどです。
これは、会社は気にします。「適正以前に、仕事そのものが嫌いなんじゃないのか?」という疑念が沸きます。
だから、空白期間に何をしていたのか、きちんと履歴書に内容を書いておくようにしましょう。履歴書には学歴と職歴以外書いてはいけない、といった誰が決めたかもわからない変なルールに従って、変に疑問をもたれて損をするよりも、きちんと「●●を勉強していた」と明確に書くほうがよほどいいです。

ネガティブな要素については、きちんと潰していきましょう。


応募書類はPRの場です。細かいルールよりもまずはPRです。ルールどおりでイマイチな履歴書なら、多少型破りでもPRできているほうが、もちろんいい履歴書です。


posted by career2.0 at 18:59| Comment(0) | TrackBack(4) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年02月10日

カバン・コート・傘のマナー

bag.jpg coat.jpg umbrella.gif

東京では、何日か雪が降っています。
そんな中での就職・転職活動は大変だと思います。
特に学生さんはなれないスーツを着て、なれない場所に地図を片手に訪れ、なれない人となれない会話をするのですから、ストレスもたまっているでしょう。

カバンと、この時期に使うコートと傘の取り扱いのマナーについて、ご説明します。

かばん
■かばんは何でもいい
かばんは、ビジネス用であれば、何でもかまいません。
「リクルート用かばん」というものが売られているようですが、
会社に入っても使えるような、自分が好きなものを買えばいいと思います。

よほど色や形が非常識なものでない限り、会社はそれを一々評価することはありません。カバンを評価するような面倒なことは意味がありません。

立つようなタイプのものでもいいですし、もっと薄いものでも構いません。革でもナイロンでもいいです。

■面接のときの取扱い
面接の際は、座るときに足元に置きましょう。いきなり机や隣の椅子に置かないように。足元は右でも左でもOKです。

もし「隣りの椅子に荷物おいていいですよ」と言われたら、「では失礼します」と言って置きましょう。

面接が終わりだと告げられれば、「ありがとうございました」と一礼して、かばんを持って立ち上がり、再度「失礼します」とお辞儀をして部屋を出ます。

コート

まず、守るべき大原則は「建物の中ではコートは着ない」ということです。
それだけ気をつけておけば大丈夫です。

■会社に入るとき
寒い時期は少々つらいですが、コートを着たまま受付や建物に入ってくる営業マンはいません。

会社に入る前にコートを脱ぎ、手で持って受付に向かいましょう。
手に持つのが面倒で、コートが入る紙袋を持ち歩いている人がいますが、それもいいと思います。
いずれにせよ、着て相手と会うことがないので、色やデザインは気にしなくて結構です。カバンと同様、企業にとってたいした問題ではありません。

■面接のときの取扱い
面接のとき、何も言われなければ床にバッグを置き、バッグの上にコートを置くようにしましょう。
もし「その椅子にコートかけていいですよ」などと指示されたら、それに従いましょう。

帰りも会社から出るまでは手で持って出ます。

※携帯をコートのポケットに入れたまま、携帯が面接中に鳴ってしまう人がよくいます。携帯は必ず切っておきます。



折りたたみでも、長い傘でも構いません。

会社に入る前にできるだけ水を切っておきます。
会社に傘立てがあれば、それを利用しましょう。
なければ、傘をそのまま持ち込んでいいのか確認しましょう。
持ち込む場合は、かばんと同じ扱いで、面接時は足元に置いておきます。
posted by career2.0 at 01:17| Comment(3) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年02月07日

圧迫面接への対応

「圧迫面接」に出くわしたことは、ありますか?

「面接官にひどいことを言われた」という話は、よくご相談いただきます。
「それがトラウマになっていて、対人恐怖になった」という話も聞きます。

面接という人の人生を左右する大切な対話の場で、面白半分に不快感が残るような面接は、どんな人気企業でも許されません。ただ、現実にそういう例は多々あります。

【会社側の問題】
面接官も、普通の会社員です。みんな立派な人格者ではありません。面接する能力を欠いた面接官も、多くいます。

面接官は、面接の場で圧倒的に強い立場にいます。
ビジネスでは、強い立場の人間であるほど、謙虚さや冷静さ、公平さがなければ尊敬されません。面接で、尊大・横柄な態度の人は、その後おそらくいい管理職、幹部にはなれません。

面接官本人の問題もありますが、面接でどういう接し方をするべきか、何を聞き、何をみるのか、逆に何は見ないのか、何を聞いてはいけないのか、そういった面接の基本的なルールを徹底できていない企業側に大きな問題があります。
「応募してくれた人に対して誠意を持って接する」という理念のない企業だということです。

面接一つをとっても、その会社の人間観が大きく現れていると思います。
企業を選ぶ際に、大いに参考にするべき情報だと思います。

【応募者側の心構え】
よく「圧迫面接」と言われるものには、2種類あります。
1.面接のルールとして許されないもの
2.圧迫感はあるが、通常の面接の範囲のもの

1.は、例えば家族構成を聞いたり、出身を聞いたり、女性に恋愛のことを聞いたり、「美人ですね、彼氏いるの?」と言ったりといったプライバシーに関わるものです。

聞く人は「その人の人柄が知りたいので」と言い訳をしますが、プライバシーに踏み込まなければその人の能力を評価できないということです。つまり、人を評価する能力が低いということです。そんな言い訳は通りません。

その場合の対処方法はいくつかあります。
怒っても構いません。冷静に怒りましょう。

●受け流す(適当に答える、わかりませんと無視する)
●質問の意図を問いただす(「それは、仕事の能力とどのように関係があるのでしょうか?」と)
●名前を聞く。(失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいですか?)
●人事に言う(「面接で、●●さんから、〜という質問を受けましたが、それは御社の人材評価の方針と考えてよいのでしょうか?」)
●ネットに書き込む(就職系の掲示板でもいいですが、上場企業の場合、ヤフーの企業掲示板のような、投資家が読むような場所のほうがインパクトがあります)
●一株だけ株を買って、株主として会社にモノを言う。

怒った度合いに応じて、いろいろ対応してください。

一方で、上記2のケースもあります。
私から見て、通常の面接の範囲であっても、応募者側が「圧迫だ!」と反応しているケースもあります。

そこは絶対に「冷静な対応」をしなければなりません。

感情をコントロールすることは、ビジネスパーソンとして成長していくための、重要なステップです。
「悔しい」「ムカつく」「嫌い」、そういう感情は誰でもあります。
ただ、優れた人物は、その感情を一旦隣に置いておいて、目の前の課題に機械のように対応します。
冷酷でもいけませんが、「感情的な人間」は、「嫌な仕事から逃げ出す」と思われることもしばしばです。

そのために、圧迫のパターンを知り、想定しておくことが重要です。
想定したものであれば、余裕で「想定内の対応」ができます。

【きちんと対応しなければいけない圧迫面接のパターン】

@反論
「私はそうは思わない」「あなたの言っていることは間違いだと思う」

A否定
「あなたの能力では、うちではやっていけない」「この仕事に向いてないよ」

B偏見
「体育会の人間は、Yesしか言わない。思考が停止している」
「スポーツをやっていない人間は、甘えたところがある」

C理不尽な要求
「なんか面白いこと言って」「僕を女だと思って、口説いてみて」


上記のようなパターンだと思います。
文脈にもよりますが、これだけでは「理不尽な圧迫面接」だとは思いません。
本気で言っている人もいれば、「あえて」そういう意見をぶつけて、反応を見る場合があります。

仕事の上では、どこにいっても、自分の主張を展開しようとするとき、数々の反論や偏見を想定しなければなりません。
ビジネスの中で、とても重要な能力です。
仕事の各場面で、自分の主張を通そうとすると、必ずいろんな反論、反発にぶつかります。
それに対して、怒ったり、ムキになったり、逆にふさぎこんでしまっていては、何かを実現することはできません。

求められることは、
「相手の気分を害さずに、相手の反論を封じ込める」ことです。

就職活動の学生さんの中には、急に頭ごなしに反論されて、思考が止まってしまう人がいます。
今まで強く相手に反論されたことがないと、驚いてショックを受けてしまうのもよくわかります。

いろんなパターンとそれぞれの対応をしっておくと、だいぶん楽ですよ。


【対応のしかた】

1.準備する。

何かを主張すれば、それに対して、「もっと具体的に」とか「それは違うと思うけど」という反応がかえってくることは、必ず想定しなければいけません。
そういう質問に答えられないのは、準備が足りないだけです。
上手い人は、準備している分野につっこんでくれるように、わざとそこにスキを見せておきます。

2.まず肯定する。
言われたら、最後まで、相手の反論を聞きます。
そして、一旦それを肯定します。

言われた瞬間に「でも、、、」「じゃなくて、」と話し始めてはいけません。
まず、「確かに、そうだと思います」と肯定しましょう。
もしくは、「確かに、○○というご意見は、そのとおりだと思います」。
肯定することで、一旦落ち着きます。時間も稼げます。
相手の意見を繰り返すことで、相手の気持ちもわかります。

3.違いを明らかにする
肯定したあとに、自分の意見を曲げてもいけません。(全く自分が間違っていたと思うなら、素直に認めてもいいと思いますが)
世の中にはどちらかが一方的に正しいなんてことは、なかなかないものです。
あなたの意見も、全部否定する必要はありません。
大事なのは、お互いが言っている意見にはそれぞれ根拠があり、その根拠の違いを明らかにすることです。
つまり、意見の相違はどこから生まれるのかを明らかにするのが、この場合最適です。


4.主張する
それでも、自分の意見は最後に言いましょう。
そこで相手の意見を受けて、軌道修正しても構いません。相手の意見を取り入れるのもいいと思います。
私の意見もある面では正しい、という方向に持っていきます。
全く相手の言うとおりです、と信念のない態度をとるよりも、お互いの言い分があって、それぞれ納得できるということを明らかにしたほうが、有効です。
主張の全くない人には、会社はそれほど魅力を感じません。


具体例@

反論される
「自己PRで、勉強熱心で学校の成績がよかった、と言われても、その勉強内容は、うちの仕事とは関係ないので、仕事では全く役に立たないと思いますよ」

肯定する
「はい。確かに、御社の仕事に直接関わる勉強をしてきたわけではありません。その意味では、私のしてきた勉強は、おっしゃるとおり、御社に役に立たないかもしれません」

違いを明らかにする
「勉強が、直接のお役にたてるかどうか、というような意味でご指摘いただいたのだと思います。
言葉不足でしたが、私が申し上げたかったのは、勉強に向かう姿勢のことです。その姿勢が、御社の仕事への取り組みにも通じるのではないかということです」


自分の意見の正しさをやわらかく主張する
「具体的には、予習すること、つまり今後起こることを想定しておくことです。そして質問すること、つまりわからないことをわからないと質問して、すぐに解決することです。復習すること、つまり結果を振り返って、問題点を改善していくことです。こういう勉強への姿勢は、御社の仕事でも必ずお役に立つものだと思っております。」


具体例A

偏見を言われる
「野球って言ってもサークルでしょ?やっぱり体育会に比べて、チャラチャラしてるし、根性もない、上下関係もわかっていない。仕事する面ではサークルの人間は劣ってると思うよ。」

肯定する
「はい。確かに、サークルである以上、体育会の方に比べて、厳しさの面では劣っている部分もあると思います」

違いを明らかにする
「一方でサークルならではの長所もあります。まず、上下関係、組織の目標が明確ではないので、意思決定に関わる調整が難しいといえると思います。一方的な命令ではなく、ミーティングで、メンバー多くの意見を調整しながら、ものを決めていく必要がありました。その渦中におりましたので、コミュニケーション能力がだいぶん磨かれたと思います。
そして、体育会に比べて予算が少ないので、少ない予算の中で、どれだけ参加者の満足度、レベルアップを最大化できるのか、コストパフォーマンスについて常に真剣に考えながらサークルの運営をしてきました」

自分の意見の正しさをやわらかく主張する
「体育会とは違った、難しい意思決定を常に調整してきたことは、自分の財産になっています。おそらく会社でも、命令で動くものと、話し合いの中で決めるものと、いろいろな意思決定のパターンがあると思います。自分の培ったコミュニケーション能力は、企業の中でもお役にたてるものだと自信を持っております」


いろいろな場面で、圧迫面接はあると思います。
まじめに対応するのは、かなり疲れます。
できるだけ、準備をしておいて、「予想したとおり」と余裕を持って対応できるようにしましょう。

もし、どう対応していいのかわからない、という面接があれば、教えてください。対応を一緒に考えましょう。
posted by career2.0 at 16:36| Comment(3) | TrackBack(0) | 就職・転職一般 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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